Introduzione

AlgoRis accompagna un'organizzazione nel percorso di certificazione ISO/IEC 42001, la norma sui sistemi di gestione per l'intelligenza artificiale: per chi sviluppa sistemi di IA, per chi li fornisce ad altri e per chi li usa. Dalla valutazione del rischio e dell'impatto dei sistemi di IA all'applicazione dei controlli, ai trattamenti, fino alla rivalutazione periodica. Ogni organizzazione (o ogni ambito del sistema di gestione) ha il suo registro, che contiene tutto: sistemi di IA e asset, fonti di rischio, valutazioni d'impatto, controlli con la Dichiarazione di Applicabilità, risposte alle checklist, piano di trattamento, revisioni.

AlgoRis è nato da CyberSic, il programma della stessa famiglia per la ISO/IEC 27001, e ne conserva il metodo di calcolo del rischio (verosimiglianza, conseguenze sui valori degli asset, efficacia dei controlli). Chi integra il sistema per l'IA con quello per la sicurezza delle informazioni accende nelle Impostazioni i controlli della ISO/IEC 27001 e lavora sui due sistemi nello stesso registro.

Il percorso verso la certificazione

L'analisi del contesto (4.1, 4.2: fattori interni ed esterni, parti interessate e loro esigenze) si può fare in due modi: registrare nella Documentazione di sistema quella che c'è già, fatta per un altro sistema di gestione, oppure farla qui, con la pagina facoltativa Analisi del contesto, che ne genera il documento. Gli obblighi di legge e di contratto che ne derivano hanno il loro registro (Conformità).

Versione di prova e con abbonamento

La versione di prova si apre dal pulsante «Prova» della pagina iniziale, senza registrazione. Il registro è uno solo ed è legato all'indirizzo da cui ci si collega: chi usa la stessa rete vede lo stesso registro, e se l'indirizzo cambia non lo si ritrova più. Non inserire dati reali o riservati nella versione di prova; per conservare quello che si è fatto, esportarlo in XML. Il registro di prova che nessuno usa per sette giorni viene cancellato: ogni volta che lo si riapre i sette giorni ripartono.

Con l'abbonamento ogni utente ha la sua area riservata, non raggiungibile dal web, con più registri separati. Gli allegati e, per chi accende l'estensione ISO/IEC 27001, la guida ISO/IEC 27002 ai controlli ci sono solo con un'utenza; la guida ai controlli ISO/IEC 42001 c'è anche nella versione di prova.

I registri di esempio

Nella pagina iniziale, sotto i pulsanti del manuale, ci sono tre registri già compilati, di organizzazioni inventate, da aprire mentre si legge questo manuale:

• Studio tecnico che usa l'IA generativa: il percorso completo — uno studio di progettazione che usa un assistente di IA generativa e la trascrizione automatica dei sopralluoghi: asset, fonti di rischio, controlli valutati con la checklist, trattamenti, due valutazioni d'impatto; ha una revisione 1.0 già consolidata e i miglioramenti fatti dopo, così nella sezione Revisioni si può provare subito la rivalutazione (il rischio dei risultati errati dell'assistente scende da Alto a Medio).
• Poliambulatorio: IA ad alto rischio e SoA — un software di supporto alla refertazione con IA (alto rischio per il Regolamento UE) e un assistente virtuale per le prenotazioni; asset con i campi privacy compilati e una Dichiarazione di Applicabilità con molte esclusioni motivate, perché la struttura usa sistemi di IA ma non li sviluppa.
• Software house che sviluppa IA: sistema integrato con la 27001 — preselezione dei curricula (alto rischio) e classificazione delle fatture sviluppate e fornite ai clienti; l'estensione ISO/IEC 27001 accesa, criteri di valutazione più severi (Medio da 16, Alto oltre 32), un rischio alto (dati distorti) e un'azione scaduta.

Tutti e tre hanno anche qualche riga in ciascuno dei registri del sistema di gestione, legata al resto: l'audit che ha trovato la non conformità, la procedura rivista per trattare quel rischio, l'incidente collegato all'asset e alla minaccia, gli obiettivi collegati ai trattamenti, gli indicatori con le loro misurazioni (in obiettivo, da migliorare, fuori soglia), il riesame della direzione che li riassume. Alcune date sono volutamente passate (una revisione da fare, una garanzia scaduta), per vedere come vengono segnalate.

Ci sono anche le risorse per i sistemi di IA: i dataset di ogni sistema, gli strumenti di IA e le risorse di calcolo nell'inventario, il budget dell'anno approvato nel riesame, il tempo che le persone dedicano al sistema. Nel poliambulatorio, che è una bozza, una consulenza ancora da approvare e un dataset senza responsabile lasciano incompleti il 7.1 e il tema A.4 della mappa della norma; nella software house la verifica di qualità dei curricula di addestramento è scaduta.

Nella versione di prova l'esempio prende il posto del registro che c'è (la pagina lo chiede prima); per chi è entrato con la propria utenza diventa un registro nuovo in elenco, che si può archiviare quando non serve più.

Da dove cominciare: dal registro vuoto alla certificazione

Un percorso consigliato per chi parte da zero. L'ordine non è obbligatorio — il programma accetta i dati in qualunque ordine — ma conviene: ogni passo prepara il successivo (i ruoli scritti all'inizio, per esempio, vengono poi proposti in tutti i campi dei responsabili). Per ogni passo: che cosa fare, dove, e il punto della norma a cui risponde. In qualunque momento la mappa della norma (Riepilogo) dice che cosa c'è e che cosa manca.

Fase 1 — Preparare (una giornata)

1. Guardare un esempio. Aprire lo «Studio tecnico» dalla pagina iniziale (I registri di esempio) e scorrere le sezioni: si vede in mezz'ora come appare un registro compilato.
2. Creare il registro dell'organizzazione dall'elenco dei registri (L'elenco dei registri). Un registro per ogni organizzazione o per ogni campo di applicazione separato.
3. Organizzazione (Organizzazione e criteri): dati dell'organizzazione, campo di applicazione, confini e interfacce; i criteri di valutazione si lasciano ai valori predefiniti, salvo ragioni precise. 4.3, 6.1.2.
4. Ruoli (Ruoli e persone): la direzione, chi è responsabile del sistema di gestione per l'IA, chi sviluppa o gestisce i sistemi e i dati (anche un consulente esterno), il referente privacy o il DPO, chi supervisiona l'uso dei sistemi di IA, chi cura la qualità dei dati, l'etica e la conformità, l'audit interno. Per ciascuno compiti, competenze richieste e «Riporta a». 5.3; A.3.2.
5. Personale: le persone con email, i ruoli che ricoprono, se ricevono gli avvisi, le competenze che hanno, il tempo che dedicano al sistema. L'organigramma e la matrice ruoli e competenze si compongono da soli. 5.3, 7.1, 7.2; A.4.6.
6. Impostazioni (Impostazioni), solo se servono: le unità organizzative, la scala di classificazione dell'organizzazione se è diversa da quella proposta, l'estensione ISO/IEC 27001 dei controlli se l'organizzazione integra i due sistemi.

Fase 2 — Valutare il rischio (alcune settimane)

7. Asset (Passo 1): i sistemi di IA e ciò da cui dipendono — modelli, dati di addestramento e di esercizio, strumenti, risorse di calcolo, risultati prodotti — per insiemi («assistente di IA generativa», «dati di addestramento», «pipeline di rilascio»), non bene per bene; per ciascuno categoria, referente, classificazione, valori di riservatezza, integrità e disponibilità. Un elenco già fatto in un foglio di calcolo si carica in CSV (Gli asset in CSV). 6.1.2; A.4.
8. Valutazioni d'impatto (Le valutazioni d'impatto): per ogni sistema di IA lo scopo, le persone interessate, gli impatti su persone e società, le misure; la classe secondo il Regolamento UE sull'IA. Conviene farle insieme agli asset: dicono quali rischi contano di più. 6.1.4; A.5.
9. Minacce (Passo 2): «Dal catalogo…» si spuntano le fonti di rischio dell'IA pertinenti (distorsioni dei dati, risultati errati, deriva, uso improprio…) e, se servono, le minacce ISO/IEC 27005; si aggiungono in blocco; per ciascuna gli asset colpiti e la verosimiglianza. La matrice minacce × asset fa vedere che cosa manca. Il rischio lo calcola il programma. 6.1.2.
10. Controlli e SoA (Passo 3): tema per tema (A.2 … A.10), per ogni controllo applicabile o escluso, con la giustificazione; per gli applicabili lo stato di attuazione, la checklist di verifica, la valutazione, il responsabile e come è attuato; poi i controlli si collegano alle minacce che riducono. La guida ai controlli spiega ognuno e dice dove documentarlo. 6.1.3.
11. Trattamento (Passo 4): per i rischi medi e alti l'opzione, le azioni, il responsabile, la scadenza, il proprietario del rischio e l'accettazione del rischio residuo. Dalle azioni si creano gli obiettivi con «Crea un obiettivo da questo trattamento». 6.1.3 e, f; 6.2.
12. Prima revisione (Revisioni): quando la direzione approva valutazione, SoA e piano, si consolida la revisione 1.0 e si stampano registro, SoA e piano (Documenti da stampare). 6.1.2, 6.1.3, 8.2.

Fase 3 — Mettere in piedi il sistema

12. Politica e documenti (Sistema › Documentazione di sistema): la politica per l'IA (tipo «Politica», approvata, in vigore) e le prese visione del personale dalla sua finestra; le procedure (uso responsabile dei sistemi di IA, sviluppo e rilascio, dati), con le loro revisioni. 5.2, 7.3, 7.5; A.2.
13. Analisi del contesto (L'analisi del contesto): se c'è già, fatta altrove, la si registra nella Documentazione di sistema con «4.1, 4.2» nel riferimento; altrimenti la si fa qui — fattori interni ed esterni, parti interessate, metodo, cambiamento climatico, conclusioni — e «Genera il documento» la registra da sola. Conviene farla prima o insieme ai requisiti e ai rischi del sistema, che ne derivano; meglio ancora abbozzarla già durante la Fase 2, perché ne vengono anche minacce da valutare e il perimetro del campo di applicazione (vedi lo scenario di lavoro e i passi successivi). 4.1, 4.2.
14. Conformità (Conformità e miglioramento): i requisiti di legge e di contratto (il Regolamento UE sull'IA, la protezione dei dati), i fornitori di modelli, dati e servizi di IA, i contatti con le autorità, la continuità dei processi che dipendono dall'IA, il piano di comunicazione verso utenti e parti interessate, i rischi e le opportunità del sistema. 4.2, 6.1.1, 7.4, 8.1; A.8, A.10.
15. Adempimenti (Adempimenti): le attività periodiche che i controlli richiedono — monitoraggio delle prestazioni e della deriva dei modelli, controlli a campione dei risultati, ricognizione degli strumenti di IA in uso, revisione delle valutazioni d'impatto e dei documenti, valutazione dei fornitori — ciascuna con il suo ruolo, la ripetizione e gli avvisi. 8.1; A.6.2.6.
16. Indicatori (Gli indicatori): poche misure dell'efficacia di controlli e trattamenti, con obiettivo e soglia, collegate agli obiettivi. 6.2, 9.1.
17. Formazione (Sistema › Formazione): la sensibilizzazione per tutti e la formazione per i ruoli, con i partecipanti scelti dal personale e la verifica dell'efficacia. 7.2, 7.3.
18. Inventario (Sistema › Risorse › Inventario): dispositivi, licenze, strumenti di IA (framework, piattaforme, strumenti di test e di monitoraggio, modelli e API di terzi) e risorse di calcolo uno per uno, con chi li ha approvati e chi ne risponde, collegati agli asset, ai sistemi di IA e ai fornitori. Controlli A.4.2–A.4.5.
19. Dataset (Sistema › Risorse › Dataset): i dati di addestramento, validazione, test ed esercizio di ogni sistema di IA, con provenienza, diritti d'uso, qualità e rappresentatività. Controlli A.4.3, A.7.
20. Budget (Sistema › Risorse › Budget e risorse): le risorse dell'anno per il sistema di gestione, approvate nel riesame della direzione; nel Personale il tempo che ciascuno dedica al sistema. 7.1.

Fase 4 — Far funzionare il sistema (qualche mese)

19. Registrare quello che succede: gli adempimenti eseguiti («Fatto» dal cruscotto), le misurazioni degli indicatori, gli incidenti, le non conformità con le azioni correttive, i cambiamenti prima di farli. 6.3, 8.1, 9.1, 10.2.
20. Audit interno (La checklist di audit): un audit pianificato nel registro degli audit, condotto con la checklist; dalle domande con esito NC o RACC si aprono le non conformità. La copertura dice che cosa resta da verificare negli audit successivi. 9.2.
21. Riesame della direzione (Il fascicolo per il riesame): «Proponi i testi nei campi vuoti» raccoglie gli elementi in ingresso dai registri; la direzione scrive decisioni e azioni. Poi si aggiorna la valutazione del rischio e si consolida una nuova revisione. 9.3, 8.2, 10.1.

Fase 5 — Prepararsi alla certificazione

22. Mappa della norma (La mappa della norma): portare ogni punto a «completo», scrivere per ognuno chi ne risponde e, nella nota, dove stanno le evidenze che non sono nel portale. Il giorno dell'audit la mappa porta in un clic alle registrazioni di ogni punto.
23. Le stampe da avere pronte: registro dei rischi, SoA, piano di trattamento, valutazioni d'impatto, mappa della norma, rapporti su obiettivi e indicatori, ultimo audit con la checklist, fascicolo e verbale del riesame, organigramma e mansionari.

Il ritmo, una volta avviato

Accesso e registri

Accedere

Dalla pagina iniziale, «Login»: si entra con l'indirizzo e-mail e la password. Se per l'utenza è attiva la verifica in due passaggi, arriva per posta un codice da inserire. Chi ha dimenticato la password la recupera dalla stessa finestra: arriva per posta un link per sceglierne una nuova, che vale un'ora e una volta sola (finché non lo si usa, la password attuale resta valida). Una password provvisoria data dall'amministratore va cambiata al primo accesso.

Dopo cinque tentativi falliti sullo stesso indirizzo, o venti dalla stessa rete, l'accesso resta fermo per un quarto d'ora.

Con la stessa utenza si lavora da una postazione per volta: un nuovo accesso, da un altro computer o da un altro browser, chiude la sessione di prima. Chi la stava usando, alla prima operazione, viene riportato alla pagina iniziale, dove legge che cosa è successo e a che ora è stato fatto l'altro accesso; se non è stato lui, conviene cambiare subito la password. Lo stesso succede se l'utenza viene sospesa o cancellata, se la password viene cambiata o dopo un'ora senza operazioni. Le modifiche già salvate restano; quelle non ancora confermate con Salva si perdono. Uscire con il comando di uscita chiude la sessione anche sul server; chiudere la finestra del browser no.

L'elenco dei registri e il cruscotto

Dopo l'accesso si arriva all'elenco dei registri. In alto il cruscotto riassume tutti i registri: quanti sono, quanti hanno una revisione consolidata, i rischi alti e medi, quelli medi o alti ancora senza una decisione di trattamento, le azioni aperte e quelle scadute. Nella tabella, per ogni registro, gli stessi numeri e l'ultima revisione.

• Nuovo registro: codice, organizzazione (o descrizione), riferimento (sede, ambito, commessa) e data. Memorizzando, il registro si crea e si apre subito; l'organizzazione diventa l'intestazione del registro.
• Un clic su una riga apre la scheda, con il pulsante Apri il registro.
• Archivia toglie il registro dall'elenco. Il file non viene cancellato: resta conservato fra gli archiviati.
• L'elenco si esporta in CSV o XML, con i numeri del cruscotto.

La pagina del registro

Nella barra viola in alto, a sinistra: il logo (torna all'elenco), importa e esporta il registro in XML, il menu delle stampe e il manuale; a destra il registro aperto e lo stato del salvataggio. Subito sotto, nella barra bianca delle sezioni, le funzioni principali nell'ordine in cui si lavora: Organizzazione, Ruoli e persone, Asset, Minacce, Controlli, Trattamento, Adempimenti, Revisioni, Sistema, Conformità, Riepilogo, e l'ingranaggio delle Impostazioni. La sezione aperta è piena di colore; su uno schermo stretto la barra scorre di lato.

Vai a… Al centro della barra viola c'è una casella di ricerca delle funzioni: si scrive una parte del nome di quello che si cerca (per esempio «dataset», «impatti», «budget», «SoA», «organigramma», «competenze», «matrice») e compare l'elenco delle sezioni, dei registri, delle pagine e delle stampe che corrispondono, ciascuno con la sezione in cui sta. Con le frecce e Invio, o con un clic, si va lì come se si fosse passati dai menu: non serve ricordare dove sta un registro. Se una finestra di modifica è aperta si chiude, ma le modifiche in sospeso restano. Ctrl+K porta alla casella da qualunque punto della pagina; Esc la chiude. Sugli schermi stretti la casella non c'è.

Asset, minacce, controlli e trattamenti sono schede: un clic sulla testata le apre o le chiude; la scheda aperta è evidenziata. La testata riporta già l'essenziale (per una minaccia, la fascia e il valore del rischio attuale). I pulsanti Apri tutte e Chiudi aprono o chiudono insieme le schede elencate, e la barra dei filtri resta in alto mentre si scorre la pagina. L'avviso della versione di prova si può chiudere.

Il salvataggio

Le modifiche si confermano. Un campo cambiato diventa giallo e resta da salvare: la scheda lo dice anche da chiusa («da salvare» accanto al titolo) e in fondo alla scheda compare la barra con Salva e Annulla modifiche. In basso al centro della pagina si legge quante modifiche sono in sospeso in tutto il registro, con Salva tutto e Annulla; anche Ctrl+S salva tutto. Rimettere in un campo il valore di prima toglie la modifica.

Le modifiche in sospeso non si perdono cambiando sezione, filtrando o chiudendo una scheda; si perdono chiudendo la pagina (il browser chiede conferma) o importando un registro (il programma avvisa).

Salva scrive le modifiche tutte insieme o nessuna: se un valore non è accettato (una data impossibile, una soglia incoerente) compare il motivo, il campo diventa rosso e non si salva niente, nemmeno le altre modifiche; si corregge e si preme di nuovo Salva. I numeri del rischio si aggiornano dopo il salvataggio: li calcola il programma sul server, gli stessi che finiscono nelle stampe e nelle revisioni.

Organizzazione e criteri

I dati dell'organizzazione (denominazione, indirizzo, P.IVA, recapiti, DPO, chi redige, versione e data del documento) compaiono nell'intestazione di tutte le stampe. Il campo di applicazione descrive l'ambito del sistema di gestione; sotto, i confini, le interfacce e le dipendenze (4.3 c): che cosa resta fuori (una sede, un servizio affidato all'esterno) e dove il sistema tocca quello di altri (il consulente informatico, il fornitore del servizio in cloud). Si stampano nel registro dei rischi e viaggiano con l'esportazione.

I criteri di valutazione sono le due soglie che dividono il rischio in fasce. Con i valori predefiniti — gli stessi del foglio di calcolo originale — il rischio è Basso sotto 20, Medio fino a 40, Alto oltre 40. Si possono cambiare per registro; cambiano le fasce, non i valori.

Ruoli e persone

Le responsabilità su asset, controlli, trattamenti e su ogni riga dei registri si assegnano a ruoli; le persone ricoprono uno o più ruoli. Così, quando una persona cambia, si cambia chi ricopre il ruolo e tutto quello che è assegnato al ruolo resta al suo posto. La sezione Ruoli e persone ha tre registri e due pagine.

• Ruoli: nome, sigla, tipo (direzione, funzione aziendale, sistema di gestione per l'IA, sviluppo e dati, qualità dei dati, etica e conformità, audit interno, sicurezza delle informazioni, protezione dei dati, comitato, esterno), a chi riporta, scopo, compiti e responsabilità (uno per riga: sono il mansionario), autorità e deleghe, competenze richieste. Nella finestra del ruolo si spuntano le persone che lo ricoprono. Un ruolo non può riportare a se stesso né a un ruolo che gli riporta.
• Personale: cognome e nome, email, telefono, funzione, rapporto (dipendente, collaboratore, consulente, fornitore), stato (in servizio, assente, cessato), i ruoli ricoperti (si spuntano), se riceve gli avvisi degli adempimenti per email, le competenze possedute con le loro evidenze (titoli, attestati, esperienza) e il tempo dedicato al sistema per l'IA (per esempio «20%» o «4 giorni al mese»: è una risorsa, 7.1).
• Prese visione: chi ha ricevuto e letto un documento del sistema — la politica, una procedura, le regole d'uso — in quale versione, quando e come. Il modo più rapido è dalla finestra del documento (sezione Sistema, «Documentazione di sistema»): il riquadro Prese visione elenca il personale in servizio, con la spunta verde per chi ha già letto la versione in vigore; si spuntano gli altri, si sceglie come (firma, email, portale…) e Registra la presa visione di oggi. Le prese visione si scrivono subito, senza passare da Salva. Quando il documento cambia versione, l'elenco riparte: chi aveva letto quella di prima è segnato «versione precedente».

Le evidenze della persona (7.2, 7.3). Nel registro della formazione i partecipanti si scelgono anche dal personale (le caselle «Partecipanti scelti dal personale»), e nell'inventario un bene si assegna a una persona del personale. Il mansionario della persona mette così insieme le competenze richieste dai suoi ruoli e quelle che ha, la formazione a cui ha partecipato, i documenti di cui ha preso visione — e, in rosso, le politiche in vigore che non ha ancora letto — e i beni che ha in consegna.

Alla cessazione (controlli 5.11, 5.18, 6.5). Quando una persona passa a «Cessato», la sua finestra e il suo mansionario dicono che cosa resta da chiudere: i beni dell'inventario ancora «In uso» da farsi restituire, i ruoli che ricopriva e che vanno passati ad altri, gli accessi da revocare.

I responsabili. I campi che nominano un responsabile — il referente di un asset, il responsabile di un controllo, il responsabile e il proprietario di un trattamento, il responsabile di un documento, di un incidente, di un obiettivo, di un indicatore, chi approva — propongono i ruoli del registro mentre si scrive: si sceglie il ruolo, o si scrive altro. Un campo che porta il nome (o la sigla) di un ruolo conta fra le responsabilità di quel ruolo. Se il ruolo cambia nome, quei campi lo seguono da soli. Gli adempimenti invece si assegnano al ruolo scegliendolo da un menu.

Organigramma. Ricavato dai ruoli («Riporta a») e dal personale: in cima i ruoli che non riportano a nessuno, sotto quelli che riportano a loro, in ogni casella il ruolo, la sigla e le persone che lo ricoprono («da assegnare» se nessuno). I ruoli esterni hanno la cornice tratteggiata. Si stampa dalla pagina o dal menu delle stampe.

Mansionari. Per ruolo: scopo, compiti, autorità, competenze, chi lo ricopre, e tutto quello che nel registro è assegnato al ruolo — asset di cui è referente, controlli di cui è responsabile, trattamenti, adempimenti con la ripetizione e la prossima scadenza, righe dei registri (documenti, incidenti, obiettivi, indicatori…). Per persona: i suoi ruoli, ciascuno con compiti e responsabilità, e quello che la nomina per nome (anche con il titolo davanti, «Arch. Paolo Verdi»). Si sceglie un ruolo o una persona, o tutti; la stampa ne mette uno per pagina, su foglio verticale. Nel mansionario di una persona ogni ruolo sta in un riquadro con la sua fascia di titolo, e così «Assegnato per nome» e le evidenze (competenze, formazione, prese visione, beni): si vede subito dove finisce un ruolo e comincia l'altro. I titoli non restano soli in fondo a una pagina e gli elenchi brevi non si spezzano.

Ruoli e competenze. La matrice dei ruoli e delle competenze, che serve come evidenza per la competenza (7.2) e per le risorse umane dei sistemi di IA (controllo A.4.6). Non chiede dati nuovi: si ricava da ruoli, personale e formazione. In alto una tabella con le persone in servizio sulle righe e i ruoli in uso sulle colonne (un punto dove la persona ricopre il ruolo), con il tempo dedicato al sistema (un campo del Personale, per esempio «20%» o «4 giorni al mese») e la formazione svolta. Sotto, per ogni ruolo, le competenze richieste accanto a quelle possedute ed evidenziate da chi lo ricopre; in rosso i ruoli senza competenze scritte, quelli che nessuno ricopre e quelli ricoperti da una persona sola, che è il rischio tipico dell'A.4.6: chi interviene se quella persona manca? Fra i tipi di ruolo ci sono anche «Qualità dei dati», «Etica e conformità» e «Audit interno». Si stampa dalla pagina o dal menu delle stampe.

Ruoli e persone viaggiano con l'esportazione in XML ed entrano nelle revisioni, come gli altri registri; si esportano e si importano anche in CSV (i ruoli di una persona separati da « | »).

Adempimenti

Un adempimento è un'attività da svolgere a scadenza, quasi sempre ripetuta: il monitoraggio delle prestazioni di un modello, il controllo a campione dei risultati di un sistema di IA, la ricognizione degli strumenti di IA in uso, la revisione di una valutazione d'impatto, il controllo dei log. Si assegna a un ruolo, e le persone che lo ricoprono ricevono gli avvisi per email.

• Prima scadenza, Ripeti ogni N giorni, settimane, mesi o anni, e se serve Fino al (termine). Senza ripetizione l'adempimento ha una scadenza sola. I mesi si contano dalla prima scadenza: dal 31 gennaio, ogni mese, si va al 28 febbraio, al 31 marzo, al 30 aprile.
• Avvisi: i giorni rispetto alla scadenza, separati da spazi. Negativi prima, zero il giorno stesso, positivi dopo (un sollecito se non è stato fatto): -30 -7 0 +3 vuol dire un mese prima, una settimana prima, il giorno stesso e tre giorni dopo.
• I controlli collegati (per codice, come negli indicatori), il riferimento (norma, legge, procedura), dove si registra l'esito, lo stato (attivo, sospeso, concluso: sospesi e conclusi non danno scadenze né avvisi).

Le esecuzioni. Ogni volta che l'adempimento si fa se ne registra l'esecuzione: a quale scadenza si riferisce, quando è stato fatto, da chi, l'esito (eseguito, eseguito con rilievi, non eseguito), le evidenze e le note. Una scadenza con un'esecuzione «eseguito» o «eseguito con rilievi» è chiusa, e i suoi avvisi si fermano. Il modo più rapido è il pulsante Fatto accanto alla scadenza (nel cruscotto o nella finestra dell'adempimento): crea l'esecuzione con la data di oggi, e si completano esito ed evidenze prima di Salva. La prossima scadenza è la prima non ancora fatta: se è passata, l'adempimento è scaduto (le scadenze passate senza esecuzione si contano come arretrate); se è vicina — entro il primo avviso, o una settimana — è in scadenza; altrimenti è regolare.

Il cruscotto (la prima pagina della sezione): quanti adempimenti sono scaduti, in scadenza, regolari, e quanti si sono eseguiti negli ultimi 30 giorni; l'elenco di quelli da fare, con il pulsante Fatto; il calendario del mese, con ogni scadenza colorata (verde fatta, rossa scaduta e non fatta, arancio in scadenza, azzurra da fare) e le frecce per gli altri mesi; la timeline, un adempimento per riga da un mese prima a tre mesi dopo, con la linea di oggi; e gli avvisi per email di oggi, con i destinatari e se sono già partiti. Un clic su una scadenza apre l'adempimento.

Gli avvisi per email partono una volta al giorno, per tutti i registri. Per ogni adempimento attivo, per la sua prossima scadenza, parte l'ultimo avviso il cui giorno è arrivato (chi riapre il programma dopo una settimana non riceve tutti gli avvisi persi, ma uno), e ogni avviso parte una volta sola. Lo ricevono le persone che ricoprono il ruolo dell'adempimento, in servizio, con «riceve gli avvisi» attivo e un indirizzo valido. Nella versione di prova non partono (non c'è un destinatario). Lo scadenzario si stampa dal cruscotto o dal menu delle stampe: gli adempimenti dal più urgente, con ruolo e persone, ripetizione, prossima scadenza, arretrate, ultima esecuzione e avvisi, e le scadenze dei prossimi 90 giorni.

Chi verifica e chi approva

Per gli adempimenti di maggiore rilevanza si possono indicare, oltre al ruolo responsabile, chi verifica e chi approva (due ruoli, nella finestra dell'adempimento, sulla stessa riga del ruolo responsabile e dei controlli collegati, in quest'ordine). Sono facoltativi: se restano vuoti l'adempimento funziona come prima; se si compilano, ogni esecuzione attende la verifica, l'approvazione o tutte e due, in quest'ordine.

• Nella tabella delle esecuzioni compaiono le colonne Verifica e Approvazione: si sceglie l'esito («Verificato», «Verificato con osservazioni», «Da rifare»; «Approvato», «Non approvato») e si scrive chi l'ha dato. La data la mette il programma, se manca; nella finestra dell'esecuzione ci sono anche le date e le note della verifica e dell'approvazione.
• Il controllo è morbido: un'esecuzione fatta chiude comunque la sua scadenza, anche se la verifica o l'approvazione mancano. Restano solo segnalate come da verificare o da approvare: accanto allo stato dell'adempimento, nella sua finestra e nel riquadro Da verificare e da approvare del cruscotto.
• Soltanto due esiti riaprono la scadenza, perché dicono che l'attività non va bene così: una verifica «Da rifare» e un'approvazione «Non approvato». Dopo una verifica «Da rifare» non si chiede l'approvazione.
• Le persone del ruolo che verifica o approva ricevono un avviso per email, una volta sola per esecuzione, quando tocca a loro (con le stesse regole degli altri avvisi). Nel loro mansionario l'adempimento compare con l'indicazione «verifica» o «approva».
• Nello scadenzario (la stampa) una colonna dice chi verifica e chi approva ogni adempimento e quante esecuzioni aspettano; sotto, l'elenco delle esecuzioni da verificare e da approvare, dalla più vecchia, con chi le ha eseguite e che cosa attendono. Se nessun adempimento ha chi verifica o chi approva, la colonna e l'elenco non compaiono.
• Anche nelle stampe dei registri degli adempimenti e delle esecuzioni c'è la colonna Verifica e approvazione: per l'adempimento chi verifica, chi approva e quante esecuzioni aspettano; per l'esecuzione l'esito della verifica e dell'approvazione con chi e quando (in rosso «Da rifare» e «Non approvato») e che cosa attende. In testa, quante esecuzioni sono da verificare e da approvare. Anche qui, senza ruoli la colonna non compare.

Passo 1 — Asset

Ogni scheda è un'informazione o un asset trattato dall'organizzazione (un archivio, un servizio, un sistema di IA, un modello, un insieme di dati o di documenti). Per ciascuno si indicano unità organizzativa, trattamento e finalità, ruolo dell'organizzazione (titolare, contitolare, responsabile) e soprattutto i tre valori:

• Riservatezza, Integrità, Disponibilità: da 1 (Basso) a 4 (Critico). Sono il danno che l'organizzazione subirebbe se l'informazione fosse divulgata, alterata o non disponibile.

Nelle note si scrive perché si sono dati quei valori: è la prima cosa che un auditor chiede. Seguono MTPD (tempo massimo di indisponibilità tollerabile), archivi, classificazione, referente, e i campi facoltativi per la privacy (interessati, tipi di dati, base giuridica, fornitori, destinatari, trasferimenti extra SEE, tempi di conservazione).

Categoria, classificazione, unità organizzativa, ruolo e base giuridica sono campi codificati: si scelgono da un elenco, che ogni registro regola nelle Impostazioni. Che cosa scrivere in archivi e classificazione è spiegato in Archivi e classificazione.

Ogni asset ha una categoria; le sei proposte sono quelle con cui di norma si classificano: Informativi, Software, Hardware, Infrastrutture, Human, Intangibili. Le schede sono raggruppate per categoria, e si filtrano per categoria e per testo. La categoria non entra nel calcolo: serve a ragionare su asset che hanno minacce e controlli simili, e dice come arrivare al valore (vedi Come classificare).

Ogni asset ha anche uno stato: ONLINE (in esercizio), OFFLINE (fuori esercizio ma ancora dell'organizzazione: spento, in magazzino, sospeso — i dati che contiene vanno ancora protetti) o ELIMINATO (dismesso o ceduto). Un asset nuovo nasce ONLINE. Lo stato compare sulla scheda, in griglia, nelle matrici e nella stampa del registro, e si può filtrare.

Un asset ELIMINATO resta nel registro, con la sua storia e i suoi collegamenti, ma non conta più nel calcolo: le conseguenze delle minacce a cui è collegato si ricavano dagli altri asset collegati, e una minaccia a cui restano collegati solo asset eliminati usa il valore delle conseguenze indicato a mano, come se non avesse asset. Nelle schede delle minacce l'asset compare barrato, nelle matrici ha un punto al posto del valore. Rimettendolo ONLINE o OFFLINE torna a contare. Un asset OFFLINE conta come uno ONLINE: è fuori esercizio, ma i dati che contiene vanno ancora protetti.

Schede e griglia

Asset, minacce, controlli e trattamenti si guardano in due modi, con i pulsanti in alto a sinistra (la scelta resta memorizzata nel browser, sezione per sezione):

• Schede: una scheda per voce, da aprire con un clic sulla testata.
• Griglia: la tabella classica, una riga per voce. Un clic su un'intestazione ordina (per esempio gli asset per valore, le minacce per rischio attuale); un clic su una riga apre la stessa scheda in una finestra. Valgono le stesse regole: i campi cambiati restano da salvare finché non si preme Salva nella finestra; chiudendola senza salvare restano in sospeso e la riga lo segnala («da salvare»).

Nella sezione Asset il pulsante Stampa apre l'elenco degli asset pronto per la stampa o per il salvataggio in PDF: riporta gli asset che la pagina sta mostrando, quindi con la categoria, lo stato e il testo scelti nei filtri. La stampa riporta i dati salvati: se ci sono modifiche in sospeso, la pagina lo ricorda prima di aprirla. Lo stesso pulsante c'è nelle sezioni Minacce e Controlli, per l'elenco delle minacce e l'elenco dei controlli mostrati.

Gli asset in CSV: esportare e importare

Nella sezione Asset, il menu CSV serve a lavorare l'elenco in un foglio di calcolo e a riportarlo nel registro — per esempio per classificare venti asset in un colpo, o per riprendere gli asset di un altro registro già fatto per un'organizzazione simile.

• Esporta gli asset mostrati (CSV) scarica un file che il foglio di calcolo apre in colonne: una riga per asset, una colonna per campo (nome, categoria, stato, unità, referente, classificazione, archivi, trattamento, valori R, I, D, note, MTPD e i campi dei dati personali). Valgono i filtri in uso, come per la stampa.
• Importa asset da un file CSV… legge un file così fatto e aggiunge gli asset nuovi, aggiorna quelli che ritrova, e non elimina niente: un asset che nel file non c'è resta com'è. Per eliminare un asset si usa il cestino, nella pagina.

Come una riga ritrova il suo asset:

• La prima colonna, «Rif (non modificare)», lega la riga all'asset da cui è stata esportata, solo dentro lo stesso registro: riportando il file nel registro da cui è uscito, ogni riga aggiorna il suo asset anche se gli è stato cambiato il nome.
• Una riga senza «Rif», o esportata da un altro registro, è un asset nuovo — a meno che nel registro ce ne sia già uno con lo stesso nome. In quel caso si sceglie all'importazione: lasciarlo com'è (la scelta proposta: non tocca le valutazioni già fatte) o aggiornarlo con i dati del file.
• Gli asset nuovi arrivano in fondo all'elenco, in esercizio (ONLINE), e non collegati a nessuna minaccia: i collegamenti non viaggiano nel file.

Che cosa controlla l'importazione: i valori R, I, D vanno da 1 a 4; categoria, classificazione, stato, ruolo, base giuridica (e l'unità organizzativa, se il suo elenco è compilato) devono usare le voci del registro in cui si importa. Se anche una sola riga non va, non si importa niente, e la finestra elenca che cosa correggere, con il numero della riga nel file. Una cella vuota svuota il campo dell'asset che si aggiorna (tranne i valori R, I, D, che restano); una colonna tolta dal file lascia quel campo com'è; una colonna con un titolo che il programma non conosce viene ignorata, e l'esito lo dice.

Come classificare: la guida accanto ai campi

Sotto i menu dei valori (riservatezza, integrità, disponibilità, verosimiglianza, conseguenze a mano) e della categoria compare che cosa vuol dire il valore scelto, e cambia cambiando il valore. Il ? accanto all'etichetta apre a destra la guida completa, che resta aperta mentre si compila: le scale con gli esempi, da che cosa ricavare i livelli, le sei categorie, i fattori della verosimiglianza. Le scale sono quelle del calcolo e non cambiano; i criteri sono un punto di partenza, da adattare alla propria organizzazione e da scrivere nella propria metodologia.

Archivi e classificazione: che cosa scrivere

Sono i due campi dell'asset che dicono dove sta l'informazione e come va trattata. Non entrano nel calcolo del rischio, ma sono quelli che un auditor confronta con la realtà: l'armadio è chiuso davvero? il documento «riservato» gira per posta in chiaro? Accanto a ciascuno, nella scheda, il ? apre la stessa spiegazione.

Archivi: dove sta l'informazione

Un'informazione non sta «in azienda»: sta in un contenitore — un sistema, un supporto, un luogo. Nel campo si scrive il contenitore principale e, se ci sono, le copie: «dove sta, e dove sta la copia». Serve a sapere che cosa proteggere (le minacce colpiscono il contenitore), a dare al contenitore il valore dell'informazione più importante che ospita, e a rispondere a chi chiede dove sono i dati (registro dei trattamenti, richieste degli interessati, incidenti).

Il campo ha un elenco di proposte (server in sede, NAS in sede, servizio in cloud, postazioni e portatili, archivio cartaceo, supporti rimovibili, presso un fornitore…): se ne sceglie una e la si completa, oppure si scrive altro.

Che cosa se ne ricava: ogni contenitore nominato qui dovrebbe essere una riga dell'inventario o un asset delle categorie Hardware o Infrastrutture; «cartaceo» porta ai controlli fisici (tema 7), «cloud» al 5.23, «fornitore» ai 5.19-5.22, «supporti rimovibili» al 7.10, le copie all'8.13; un contenitore fuori dallo Spazio economico europeo va detto nel campo del trasferimento extra SEE.

Classificazione: come va trattata

È l'etichetta che la politica di classificazione dell'organizzazione dà all'informazione (controlli 5.12 e 5.13). Non è il valore di riservatezza: quello è un numero che serve al calcolo; la classificazione dice a chi usa l'informazione, ogni giorno, che cosa può farne. È un campo codificato: si sceglie fra i livelli dell'elenco. I quattro proposti:

Casi concreti: l'anagrafica dei clienti del gestionale è Riservato; le cartelle sanitarie e i certificati medici del personale sono Strettamente riservato; le buste paga sono Riservato (Strettamente riservato se riportano dati sulla salute o trattenute sindacali); il manuale della qualità e le procedure sono Interno; l'archivio delle password degli amministratori è Strettamente riservato; il catalogo pubblicato è Pubblico; le copie di backup prendono la classificazione più alta fra le informazioni che contengono.

Passo 2 — Minacce e rischio

Le minacce si aggiungono dal catalogo oppure si creano personalizzate. Il catalogo ha due parti, con l'origine D · A · E — Deliberata, Accidentale, Ambientale — e valori proposti:

• le fonti di rischio dell'IA, in tre gruppi: Dati per l'IA (dati distorti o non rappresentativi, avvelenamento dei dati, dati personali usati oltre le finalità, provenienza sconosciuta, etichette sbagliate), Modelli e sistemi di IA (deriva, risultati errati o inventati, attacchi avversari, manipolazione delle istruzioni, estrazione del modello, decisioni non spiegabili, indisponibilità del servizio di un fornitore, modifiche non controllate) e Uso dell'IA (uso fuori dallo scopo previsto, supervisione umana insufficiente, informazioni riservate inserite negli strumenti, strumenti non autorizzati, violazione di diritti di terzi, effetti discriminatori, obblighi di legge non rispettati);
• le 42 minacce ISO/IEC 27005 della sicurezza delle informazioni (danni fisici, guasti, azioni non autorizzate…), che restano utili: un sistema di IA è anche un sistema informatico.

Il modello di calcolo è lo stesso per tutte: verosimiglianza, conseguenze sui valori di riservatezza, integrità e disponibilità degli asset collegati, efficacia dei controlli. Per le fonti di rischio dell'IA il valore che conta di più è quasi sempre l'integrità (risultati sbagliati o ingiusti).

Il pulsante Dal catalogo… apre l'elenco completo, per gruppo, con una casella accanto a ogni minaccia: si spuntano quelle che servono — una, un gruppo intero con la casella del gruppo, o tutte con «Seleziona tutte» — e «Aggiungi» le inserisce in blocco, in cima all'elenco e nell'ordine del catalogo. Chi comincia un registro può così aggiungerle tutte e poi eliminare quelle che non lo riguardano (un fenomeno vulcanico, per chi non ha vulcani vicino), oppure spuntare solo quelle che gli servono. La casella di ricerca restringe l'elenco, e «Seleziona tutte» vale allora per le voci trovate.

Le minacce in CSV: esportare e importare

Anche la sezione Minacce ha il menu CSV, e funziona come quello degli asset: «Esporta le minacce mostrate (CSV)» scarica un file per il foglio di calcolo, «Importa minacce da un file CSV…» aggiunge le minacce nuove, aggiorna quelle che ritrova e non elimina niente. Valgono le stesse regole: la colonna «Rif» ritrova la minaccia dentro lo stesso registro anche se le è stato cambiato il nome; una riga senza «Rif» o di un altro registro è una minaccia nuova, salvo che ce ne sia già una con lo stesso nome (e allora si sceglie se lasciarla o aggiornarla); se una riga non va non si importa niente.

• Le colonne che si rileggono: nome, ambito, categoria (le voci del registro), verosimiglianza (1-3), parametri toccati (le lettere R, I, D), conseguenze a mano (1-4), note. Una minaccia nuova senza verosimiglianza nasce con 2.
• I collegamenti viaggiano: i controlli per codice (il catalogo è lo stesso in ogni registro), scritti fra parentesi quadre («[07.05] [08.24]») perché il foglio di calcolo non scambi un codice per una data; gli asset per nome, separati da « | ». All'importazione quelli scritti nel file vengono aggiunti a quelli che la minaccia ha già; non se ne toglie nessuno, nemmeno svuotando la cella. Un asset o un controllo che nel registro non c'è non ferma l'importazione: il collegamento non si fa, e l'esito dice quali.
• Le colonne dei numeri calcolati — conseguenze, rischio puro, inerente, attuale, fascia, residuo atteso — escono per chi vuole ordinare e filtrare nel foglio di calcolo, e all'importazione non contano: i numeri li calcola sempre il programma.

Per ogni minaccia:

• Verosimiglianza: 1 Bassa, 2 Media, 3 Alta.
• Parametri coinvolti: quali fra riservatezza, integrità e disponibilità la minaccia compromette.
• Asset collegati: gli asset esposti alla minaccia. Senza asset collegati, le conseguenze si indicano a mano (da 1 a 4).
• Controlli collegati: i controlli che proteggono da quella minaccia.

Sotto la scheda si leggono conseguenze, rischio puro, inerente e attuale. Anche le minacce si guardano a schede o in griglia, e accanto a verosimiglianza e conseguenze c'è la guida.

Le matrici dei collegamenti

Nella sezione Minacce, i pulsanti Minacce × asset e Controlli × minacce mostrano i collegamenti tutti insieme. Una casella piena è un collegamento; un clic su una casella collega o scollega, e il collegamento si salva subito, come nelle schede.

• Accanto al nome di ogni minaccia (o sotto, dove le minacce sono sulle colonne) stanno le sue conseguenze (C) e il rischio attuale: cambiano mentre si collega, e l'effetto di ogni casella si legge subito.
• Minacce × asset: le minacce sulle righe, con la descrizione per intero, e gli asset sulle colonne, nell'ordine delle categorie (sotto il nome i valori R·I·D e la categoria). Nella casella c'è il valore dell'asset per i parametri che la minaccia tocca; l'asset che determina le conseguenze ha il bordo marcato. L'ultima colonna conta quanti asset sono collegati alla minaccia; l'ultima riga a quante minacce è collegato ogni asset.
• Controlli × minacce: nella casella c'è la valutazione del controllo (da 1 a 4; «?» se non è valutato, e allora vale come il peggiore); il controllo più efficace, che determina il rischio attuale, ha il bordo marcato. Si sceglie il tema e quali controlli mostrare: applicabili o collegati, solo collegati, tutti quelli del tema.
• I filtri delle minacce (categoria, testo) scelgono quali minacce compaiono: le righe nella prima matrice, le colonne nella seconda. La prima riga e la prima colonna restano ferme scorrendo.

La terza matrice, Controlli × asset, si legge soltanto. Un controllo non si collega a un asset ma a una minaccia, e la minaccia agli asset: un controllo protegge quindi un asset attraverso le minacce che hanno in comune. Nella casella c'è quante sono, col colore della valutazione del controllo; un clic le elenca, con il loro rischio attuale, e da lì si apre la minaccia. Sotto il nome di ogni asset stanno i suoi valori R · I · D e il rischio attuale più alto fra le minacce a cui è esposto. Risponde a due domande che le altre matrici mostrano solo a pezzi: da quali controlli è protetto un asset (una colonna vuota o quasi è un asset scoperto), e quali asset dipendono da un controllo (la riga).

Come si calcola il rischio

Il metodo è volutamente semplificato: ogni minaccia è valutata rispetto ai soli controlli collegati, non all'insieme dei controlli. I valori servono a stabilire priorità di trattamento confrontabili fra loro.

Perché vale il controllo più efficace

Quando a una minaccia sono collegati più controlli, il rischio attuale lo decide il più efficace: è il metodo del foglio di calcolo da cui il programma nasce, ripreso senza cambiarlo perché i registri fatti con il foglio diano gli stessi numeri. I controlli collegati a una minaccia si considerano alternativi: ognuno, da solo, è in grado di ridurre quel rischio, e il rischio scende fino a dove arriva il migliore. Nella scheda della minaccia e nelle matrici il controllo che decide è segnato col bordo marcato. Il metodo ha tre pregi:

• è semplice e si spiega in audit: «il rischio è 8 perché il controllo A.9.2 è adeguato»;
• non si gonfia: aggiungere controlli deboli non abbassa il rischio, se ce n'è già uno forte;
• non si azzera: anche con un controllo adeguato il rischio attuale resta uguale al rischio puro (fattore 1).

E un limite: non premia la difesa in profondità. Tre controlli «Quasi adeguati» danno lo stesso rischio di uno solo, anche se insieme proteggono di più. C'è poi un effetto pratico da tenere presente: un controllo forte collegato a una minaccia che copre solo in parte fa crollare il rischio. Se ai dati di addestramento distorti si collega anche la documentazione tecnica, valutata «Adeguato», il rischio risulta basso; ma documentare il modello non corregge le distorsioni, le rende soltanto visibili. Collegando solo la qualità dei dati (A.7.4), valutata «Parzialmente adeguato», il rischio torna medio, che è la misura giusta.

Passo 3 — Controlli e SoA

La sezione elenca i 38 controlli dell'Appendice A della ISO/IEC 42001:2023, in nove temi: A.2 Politiche relative all'IA, A.3 Organizzazione interna, A.4 Risorse per i sistemi di IA, A.5 Valutazione degli impatti, A.6 Ciclo di vita dei sistemi di IA, A.7 Dati per i sistemi di IA, A.8 Informazioni per le parti interessate, A.9 Uso dei sistemi di IA, A.10 Relazioni con terze parti e clienti. Sono quelli della Dichiarazione di Applicabilità e della certificazione. I codici sono quelli della norma (A.2.2 … A.10.4); i titoli sono tradotti da noi.

Chi usa sistemi di IA di terzi e non li sviluppa esclude di solito buona parte del tema A.6 e alcuni controlli del tema A.7, con una giustificazione («l'organizzazione non sviluppa sistemi di IA: li acquista»); chi li sviluppa e fornisce li applica quasi tutti.

L'estensione ISO/IEC 27001 serve a chi integra il sistema per l'IA con quello per la sicurezza delle informazioni: di norma non si vede; accesa nelle Impostazioni, scheda «Catalogo dei controlli», aggiunge i 93 controlli dell'Appendice A della ISO/IEC 27001:2022 (119 righe, perché alcuni sono divisi in sottovoci) come temi in più, nella SoA e nelle stampe. Spegnerla non cancella niente: un controllo già valutato o collegato a una minaccia resta visibile. Le clausole del sistema di gestione (punti 4–10) non sono fra i controlli: quei requisiti li seguono la mappa della norma e i registri del sistema di gestione.

Si lavora un tema alla volta: in alto i pulsanti dei temi (A.2 Politiche … A.10 Terze parti, poi i temi della 27001 se l'estensione è accesa) mostrano quanti controlli di ciascuno sono valutati; «Tutti» li elenca insieme. La ricerca per codice o nome cerca in tutti i temi. Si filtra anche per stato (non valutati, collegati a minacce, applicabilità da decidere, applicabili, esclusi).

Anche i controlli si guardano a schede o in griglia: la griglia è la Dichiarazione di Applicabilità come tabella (codice, controllo, applicabilità, stato, valutazione, attuazione secondo la checklist, minacce collegate, responsabile, ultima verifica), nell'ordine della norma finché non si ordina per una colonna. Un clic su una riga apre in una finestra la scheda del controllo, con la sua checklist.

Per ogni controllo:

• Applicabile (SoA): sì o no, con la giustificazione dell'inclusione o dell'esclusione. È il contenuto della Dichiarazione di Applicabilità.
• Stato di attuazione (non attuato, pianificato, parzialmente attuato, attuato) e data dell'ultima verifica.
• Valutazione: da 1 Inadeguato a 4 Adeguato. È questa che entra nel calcolo del rischio delle minacce collegate.
• Come è attuato, carenze, documenti, requisiti cogenti e contrattuali, responsabile.

In cima alla scheda c'è sempre la guida al controllo, che aiuta a valutarlo; sotto, i campi. La checklist di verifica sta in fondo, in un riquadro Approfondisci chiuso: si apre con un clic e resta aperta finché si lavora, e si apre da sola quando ha già delle risposte.

La checklist di verifica

Ogni controllo ISO/IEC 42001 ha la sua checklist di verifica: una breve descrizione, uno spunto pratico e da quattro a sei domande, scritte da noi per tradurre il controllo in cose da cercare (per i controlli dell'estensione 27001 la checklist è quella ISO/IEC 27002:2022). A ogni domanda si risponde con:

• C Conforme (2 punti), P Parziale (1 punto), NC Non conforme (0 punti), N/A Non applicabile (esclusa dal calcolo),

annotando evidenze e azioni correttive. Il programma calcola la percentuale di attuazione e propone una valutazione: dal 90% Adeguato, dal 60% Quasi adeguato, dal 30% Parzialmente adeguato, sotto Inadeguato. Il pulsante «Usa la valutazione proposta» la copia nel campo Valutazione (da confermare con Salva); resta una proposta, che chi valuta può cambiare. La proposta si calcola sulle risposte salvate: se ce ne sono in sospeso, il programma chiede di salvarle prima.

La checklist nelle revisioni. Le risposte fanno parte della valutazione e si conservano in ogni revisione consolidata. Quando c'è una revisione, la scheda riporta sopra le domande l'attuazione di allora («Revisione 1.0 del …: 5 risposte, attuazione 20%») e sotto ogni domanda la risposta data allora, con esito, evidenze e note; se è diversa da quella attuale è segnata con ≠. Il pulsante Riprendi le risposte della revisione le ricopia nei campi, come punto di partenza della rivalutazione: restano da confermare con Salva, e se un campo ha già una risposta diversa il programma chiede prima di sostituirla. Nella testata del controllo, accanto all'attuazione attuale, compare quella della revisione.

Alcuni controlli dell'estensione 27001 sono divisi in sottovoci (per esempio 05.01.01 e 05.01.02) che rimandano alla stessa scheda della checklist: le risposte sono comuni.

La guida ai controlli

Prima di valutare un controllo bisogna sapere che cosa chiede. Per questo la scheda di ogni controllo ISO/IEC 42001 si apre con un riquadro che riporta:

• il controllo: che cosa chiede, detto con parole nostre;
• lo scopo: l'obiettivo del tema a cui il controllo appartiene. È la domanda a cui la valutazione risponde: il controllo, come è attuato, raggiunge questo scopo?

Il pulsante Come si legge questo controllo apre a destra la guida intera, che resta aperta accanto alla scheda mentre si compila: enunciato e scopo, la guida (che cosa considerare per attuarlo, con un elenco degli elementi che di solito servono) e dove si documenta in AlgoRis (in quale registro o sezione si tengono le evidenze). I rimandi fra i controlli («vedi A.5.2») sono collegamenti: un clic apre la guida di quel controllo, e la freccia in alto torna a quella di prima. «Nel registro» porta alla scheda del controllo.

Per i controlli dell'estensione ISO/IEC 27001 il riquadro è quello della guida ISO/IEC 27002, dal database dei controlli della famiglia: enunciato, scopo e attributi (#Preventive, #Protect, #Continuity…, con la pagina «Che cosa vogliono dire tutti gli attributi»); i controlli divisi in più voci (05.15.01, 05.15.02…) hanno la stessa guida.

Come usarla per compilare:

• la giustificazione dell'inclusione o dell'esclusione si scrive rispetto allo scopo: un controllo si esclude quando il rischio che lo scopo descrive, per questa organizzazione, non c'è o è trattato in altro modo;
• «come è attuato» e le carenze si confrontano con le voci della guida: quelle che servono e mancano sono le carenze;
• la guida dà indicazioni, non obblighi: si attua quello che serve a trattare i rischi e gli impatti del registro;
• la checklist di verifica traduce la guida in domande a cui rispondere con le evidenze.

I controlli in CSV: esportare e importare

Anche la sezione Controlli ha il menu CSV. «Esporta i controlli mostrati (CSV)» scarica un file per il foglio di calcolo con una riga per controllo — quelli del tema e dei filtri in uso — e quello che il registro dice di ciascuno: applicabilità, giustificazione, stato di attuazione, valutazione, responsabile, data dell'ultima verifica, come è attuato, carenze, documenti, requisiti cogenti e contrattuali. «Importa controlli da un file CSV…» riporta nel registro questi valori: serve a compilare la Dichiarazione di Applicabilità in un foglio di calcolo, o a riprendere quella già fatta per un'organizzazione simile.

• I controlli sono quelli del catalogo, uguali in ogni registro: l'importazione aggiorna, non aggiunge e non toglie. Ogni riga si riconosce dal codice con cui comincia la colonna «Controllo» («A.6.2.4 Verifica e validazione del sistema di IA»): va lasciata com'è. Un file con solo alcune righe aggiorna solo quei controlli.
• Celle vuote: di norma non toccano il campo — resta quello che il registro ha già, e si scrivono solo i valori che il file porta. È la scelta prudente quando il file viene da un altro registro. In alternativa si può chiedere che le celle vuote svuotino il campo: allora il file vale per intero, e una valutazione vuota cancella quella che c'è.
• Applicabile si scrive «Sì» o «No»; la valutazione va da 1 a 4; lo stato deve essere una delle voci del registro; la data si può scrivere come la scrive il foglio di calcolo (15/09/2026). Se una riga non va — un valore fuori scala, un codice che non esiste, un controllo ripetuto — non si importa niente e la finestra dice che cosa correggere.
• Le colonne «Tema», «Checklist (%)» e «Minacce collegate» servono a chi lavora nel foglio di calcolo e non si rileggono. Le risposte alla checklist e i collegamenti alle minacce non viaggiano in questo file (i collegamenti viaggiano con le minacce).

Passo 4 — Trattamento

Le minacce compaiono in ordine di rischio attuale decrescente; di norma solo quelle a rischio Medio o Alto e quelle con un trattamento già impostato (la casella in alto mostra anche le altre). Come le altre sezioni, si guardano a schede o in griglia (Schede e griglia): la griglia è il piano di trattamento in una tabella, con rischio attuale e residuo atteso, opzione, stato, responsabile, scadenza (in rosso se passata e non completata), proprietario, accettazione e quanti obiettivi sono collegati; un clic su una riga apre la scheda del trattamento in una finestra. Per ciascuna:

• Opzione: mitigare, accettare, trasferire, evitare.
• Proprietario del rischio, analisi, azioni, responsabile delle azioni, scadenza, stato (da avviare, pianificato, in corso, completato).
• Simulazione: scelto uno dei controlli collegati e il valore che si prevede di raggiungere, il programma calcola il rischio residuo atteso.
• Accettazione del rischio residuo da parte del proprietario, con la data.

Le azioni con una scadenza passata e non completate risultano «scadute» nel cruscotto.

Da dove vengono i trattamenti

I trattamenti non si aggiungono e non si scelgono: ce n'è uno per ogni minaccia, perché il trattamento è la risposta a quel rischio e non una riga a sé. Per questo nella sezione non c'è un pulsante «Nuovo».

• Che cosa compare. Una minaccia è nell'elenco se il suo rischio attuale è in fascia Media o Alta (le fasce vengono dalle due soglie dei criteri, nella sezione Organizzazione), oppure se ha già un trattamento compilato, anche quando nel frattempo il rischio è sceso a Basso. La casella «Mostra anche i rischi bassi senza trattamento» le mostra tutte.
• L'elenco cambia da solo. Quando una valutazione cambia — un asset più critico, un controllo valutato peggio — una minaccia che passa da Basso a Medio entra nell'elenco con la scritta «da decidere», e il cruscotto la conta fra i rischi senza decisione.
• Perché è legato alla minaccia. Il rischio residuo atteso si calcola simulando un valore migliore per uno dei controlli collegati a quella minaccia, e l'accettazione del residuo da parte del proprietario riguarda un rischio preciso. È anche quello che chiede la norma: il piano di trattamento (ISO/IEC 42001, 6.1.3) risponde ai rischi valutati.

Come si procede. Si parte dall'alto, dai rischi più alti: si sceglie l'opzione, si scrivono analisi e azioni con responsabile e scadenza, si simula il controllo su cui si interviene per vedere dove arriva il residuo, e si registra l'accettazione del proprietario. Se la simulazione non offre controlli, la minaccia non ne ha di collegati: si collegano nella sezione Minacce.

Revisioni e rivalutazione

Si lavora sempre sulla bozza. Quando il registro è approvato — riesame della direzione, audit, fine di un ciclo di trattamento — lo si consolida in una revisione (numero proposto 1.0, 1.1…, autore, nota). La revisione conserva il registro intero com'era in quel momento, con i rischi calcolati, e non si modifica più. Se ne scarica l'istantanea in XML.

Rivaluta confronta una revisione con la bozza: per ogni minaccia il rischio di allora e quello di adesso, la variazione e il trattamento. Si vede così l'effetto delle azioni fatte, e quali rischi sono aumentati. Sotto, lo stesso confronto per la checklist: per ogni scheda con risposte, l'attuazione nella revisione e adesso, la variazione e quanti esiti sono cambiati.

Sistema di gestione: i registri

Accanto alla valutazione e al trattamento del rischio, un sistema di gestione ISO/IEC 42001 si regge su alcuni registri che un auditor chiede uno per uno. La sezione Sistema li tiene in quest'ordine: Documentazione di sistema, Procedure e revisioni, Audit, Registri, Risorse, Obiettivi e attività, Indicatori. Quattro pulsanti, con la freccia, sono gruppi: un clic apre la prima voce e sotto compare una seconda riga, più piccola, con le voci del gruppo:

• Audit: il registro degli audit interni ed esterni, la checklist di audit, le checklist personalizzate e la copertura degli audit;
• Registri: registro degli incidenti, segnalazioni e reclami, formazione, riesame della direzione;
• Risorse: l'inventario di hardware, software e strumenti di IA, i dataset, il budget e le risorse (Le risorse per i sistemi di IA);
• Indicatori: gli indicatori e, meno in evidenza, tutte le misurazioni insieme. Le misurazioni di un indicatore si scrivono nella sua finestra; l'elenco di tutte serve per le ricerche su tutti gli indicatori, per esempio per vedere chi ha rilevato che cosa e se qualche misurazione manca.

Il numero accanto al nome è quante righe ha il registro (per un gruppo, i suoi registri principali), e in rosso quante hanno una data passata.

Nel gruppo Audit ci sono anche due pagine che non sono registri: la checklist di audit e la copertura degli audit.

Ogni registro è una griglia: un clic su un'intestazione ordina, un clic su una riga apre la scheda in una finestra, e le modifiche si confermano con Salva come nel resto del programma. In alto si cerca nel registro, si filtra per stato, e — dove il registro ha una data da tenere d'occhio (prossima revisione, scadenza delle azioni, scadenza di una licenza) — si mostrano solo le righe con la data passata, che in griglia è in rosso finché la riga non è chiusa. Stampa apre il registro pronto per la stampa: le colonne della griglia e, sotto ogni riga, gli altri campi compilati; per gli indicatori, in più, esito, grafico e tabella delle misurazioni di ciascuno.

Collegamenti con il registro dei rischi. Sono facoltativi e non entrano nel calcolo:

• un obiettivo si può collegare al rischio che tratta. Nella scheda del trattamento (Passo 4) compaiono gli obiettivi collegati, e il pulsante Crea un obiettivo da questo trattamento ne prepara uno con le azioni, il responsabile e la scadenza decisi nel trattamento: da lì in poi lo si segue nel registro, con avanzamento e valutazione dei risultati;
• un bene dell'inventario si può collegare all'asset di cui fa parte (il registro dei rischi ragiona per insiemi, «portatili e postazioni»; l'inventario li elenca uno per uno);
• un incidente si può collegare all'asset colpito e alla minaccia che si è verificata;
• un indicatore si collega ai controlli di cui misura l'efficacia e al rischio di cui misura il trattamento: compare nelle loro schede, con l'esito dell'ultima misurazione (Gli indicatori).

Se l'asset o la minaccia viene eliminato, la riga del registro resta e il collegamento si svuota.

I registri fanno parte del registro dell'organizzazione: entrano nelle revisioni consolidate e nell'esportazione. Importando un file che non li contiene (per esempio dal foglio di calcolo) i registri già compilati restano, ma perdono i collegamenti ad asset e minacce, che l'importazione rinumera.

Le segnalazioni e i reclami

Il controllo A.3.3 chiede un modo per segnalare le preoccupazioni sui sistemi di IA e sul ruolo dell'organizzazione, con la guida B.3.3 che ne descrive le caratteristiche (riservatezza, tutela di chi segnala, tempi, responsabili, seguito); l'A.8.3 chiede che le parti interessate esterne possano segnalare gli effetti negativi di un sistema. Il registro Segnalazioni e reclami, nella sezione Sistema, gruppo Registri accanto al registro degli incidenti, ne tiene le evidenze: una riga per segnalazione, interna o esterna.

• numero (con «Nuovo» si propone SR-anno-progressivo), oggetto, tipo (reclamo, richiesta di spiegazione, segnalazione di un effetto negativo, preoccupazione interna, suggerimento), ricevuta il, canale, chi segnala (cliente, utente, persona su cui il sistema ha agito, personale, fornitore, autorità, anonimo) e, se li dà, nome e recapito;
• chiede riservatezza: si spunta quando chi segnala vuole essere tutelato. Il programma non nasconde niente a chi può aprire il registro: la casella ricorda a chi lavora la segnalazione di non diffondere il nome (e la non conformità che ne nasce non lo riporta);
• il sistema di IA a cui si riferisce, scelto fra le valutazioni d'impatto, e se serve l'asset e il rischio del registro dei rischi;
• l'esito dell'esame (da valutare, fondata, in parte fondata, non fondata) e che cosa si è verificato; il responsabile e il termine per rispondere, che passato va in rosso finché non c'è la risposta; la risposta data, quando, e se chi ha segnalato è soddisfatto; l'eventuale incidente collegato; lo stato. Con «Risposta data» la segnalazione non è più in scadenza, anche se la si chiude dopo.

Non ogni reclamo è una non conformità. Molti sono richieste di spiegazione o segnalazioni non fondate: si registrano, si esaminano, si risponde. Quando invece l'esame trova qualcosa da correggere, dalla finestra della segnalazione Apri una non conformità ne crea una già collegata (origine «Reclamo o parte interessata», o «Segnalazione interna» se segnala il personale), che in testa dice da quale segnalazione nasce.

Dove si vedono: nella scheda dei controlli A.3.3 e A.8.3, che sotto la guida ha il riquadro «Registro collegato» (quante sono, quali aspettano risposta ed entro quando, e il collegamento al registro); nel Riepilogo (quante sono in attesa di risposta, e quante oltre il termine); nella mappa della norma, ai temi A.3 e A.8 (la verifica: quelle in attesa di risposta hanno responsabile e termine, e nessuna è oltre il termine — un registro vuoto non è un difetto, ma il canale va comunque previsto e comunicato, per esempio nel piano di comunicazione); nel fascicolo per il riesame, fra i riscontri delle parti interessate, con il numero per tipo, le fondate e quelle ancora aperte. Un indicatore come «segnalazioni con risposta entro il termine» si costruisce con il registro degli indicatori.

Le risorse per i sistemi di IA

La norma chiede di documentare le risorse da cui dipende ogni sistema di IA (controlli A.4.2–A.4.6) e di mettere a disposizione quelle che servono al sistema di gestione (7.1). AlgoRis le tiene nel gruppo Risorse della sezione Sistema, più le persone nella sezione Ruoli e persone. Ogni riga si collega al sistema di IA della sua valutazione d'impatto, così per ogni sistema si vedono i dati, gli strumenti e il calcolo che usa.

• Dati (A.4.3) — il registro dei Dataset: un insieme di dati per riga, con la finalità (addestramento, validazione, test, esercizio, monitoraggio, riaddestramento), la provenienza e la fonte, la licenza o i diritti d'uso, se contiene dati personali (e di quali categorie) con la base giuridica, la versione, i criteri di qualità, la rappresentatività e gli squilibri noti, la preparazione applicata, l'esito e la data della verifica di qualità (la prossima, passata, va in rosso), la conservazione, la scheda dati (un documento della Documentazione di sistema o un allegato), il responsabile. Si collega anche al fornitore dei dati e all'asset del registro dei rischi. È la base dei controlli del tema A.7 (acquisizione, qualità, provenienza e preparazione dei dati).
• Strumenti (A.4.4) — l'Inventario ha i tipi propri dell'IA: modello o API di IA di terzi (per esempio un modello linguistico di un fornitore, che è una risorsa esterna), framework o libreria, piattaforma MLOps o repository dei modelli, strumento di test o di rilevamento dei bias, strumento di monitoraggio delle prestazioni e della deriva. Per ognuno la versione (nel campo modello), l'approvazione all'uso (approvato, in valutazione, non approvato), il ruolo responsabile, il sistema di IA che lo usa e il fornitore: filtrato per tipo e approvazione, è l'inventario degli strumenti approvati.
• Calcolo (A.4.5) — nello stesso inventario le risorse di calcolo (GPU, server) e i servizi cloud, con l'ambiente (sviluppo, test, produzione), la capacità prevista per l'addestramento e per l'inferenza con le soglie, i consumi e l'impatto ambientale se rilevanti. Gli accordi con i fornitori cloud stanno nei Fornitori; l'andamento rispetto alle soglie si segue con un indicatore.
• Persone (A.4.6) — ruoli, personale e formazione, con la matrice ruoli e competenze e il tempo dedicato da ciascuno.
• Risorse economiche e di tempo (7.1) — il registro Budget e risorse: una voce per riga e per anno (sistema di gestione, audit e certificazione, formazione, strumenti, calcolo e cloud, dati, consulenze, personale interno), con l'importo previsto e lo speso, le giornate delle persone e il riesame della direzione che l'ha approvata. Una voce nuova nasce nell'anno in corso, «Proposta».

Dove si vedono: nella mappa della norma, al tema A.4 (i dataset con finalità, provenienza, diritti d'uso e responsabile; gli strumenti di IA con l'approvazione e il responsabile, e nessuno in uso senza essere approvato; le risorse di calcolo con l'ambiente e la capacità; ciascuna verifica non chiede niente se il controllo è escluso nella SoA) e al 7.1 (le voci di budget dell'anno approvate in un riesame, il tempo dedicato da chi ha un ruolo); nel fascicolo per il riesame, fra le prestazioni, il budget dell'anno con il previsto, lo speso e le voci ancora da approvare; nella guida dei controlli A.4 e A.7, alla voce «dove si documenta».

Le risorse non entrano nel calcolo del rischio, che resta quello di sempre: documentano da che cosa dipende ogni sistema di IA e sono la prova, per l'auditor, che dati, strumenti, calcolo, persone e budget sono stati considerati. Quando un dataset o uno strumento porta un rischio (dati distorti, una libreria senza supporto), lo si scrive come minaccia nel registro dei rischi e lo si collega all'asset.

Gli indicatori

Un controllo valutato «Adeguato» e un trattamento «Completato» dicono che una misura è stata messa in campo, non che funziona. Gli indicatori servono a questo: raccolgono, a intervalli regolari, un numero che misura una situazione — l'accuratezza di un modello, la concordanza fra le segnalazioni dell'IA e il giudizio delle persone, il rapporto di selezione fra gruppi, i testi rivisti prima dell'invio — e lo confrontano con quello che l'azienda si è data come obiettivo e con un dato esterno. È quello che la ISO/IEC 42001 chiede al punto 9.1 (monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione), e per i sistemi in esercizio il controllo A.6.2.6.

La scheda dell'indicatore (registro «Indicatori», «Nuovo: indicatore»):

• Che cosa misura e perché, il tipo (efficacia di un controllo, attuazione, esito, processo del sistema di gestione), la formula o il metodo, l'unità di misura (%, n., ore…), la frequenza, da dove si prendono i dati e chi misura.
• L'andamento desiderato: «Più alto è meglio» (accuratezza, testi rivisti) o «Più basso è meglio» (errori trovati, giorni per riaddestrare un modello). Decide come si legge ogni confronto; l'elenco non si può ridurre, perché il programma lo usa nei suoi conti.
• I tre valori di confronto: l'obiettivo dell'azienda (il valore atteso), la soglia di allarme (oltre la quale la situazione è da affrontare subito) e il riferimento statistico, con la sua fonte: un dato di settore, un rapporto pubblico, la media di un gruppo di aziende. Si scrivono con la virgola, come 99,5.
• I controlli di cui misura l'efficacia, per codice («A.6.2.6 A.7.4»; «A.6.2» vale per tutti i controlli che cominciano così, e per l'estensione 27001 «8.13» vale per tutte le sue parti), e il rischio di cui misura il trattamento. Lì l'indicatore compare, nella scheda del controllo e in quella del trattamento.
• La prossima misurazione: passata, la riga va in rosso come le altre scadenze.
• I dati di base, per gli indicatori che sono un rapporto: che cosa si conta (i portatili cifrati, le persone formate) e su che cosa, la base, che è un dato dell'azienda (i portatili in uso, le persone che trattano quei dati). I due nomi diventano i titoli delle colonne nella tabella delle misurazioni.

Conteggio e base: in una misurazione che li porta tutti e due il valore lo calcola il programma, al salvataggio: conteggio diviso base, per cento se l'unità dell'indicatore è «%» (2 portatili cifrati su 6 = 33,33%), altrimenti il rapporto e basta (30 ore di fermo su 4 fermi = 7,5 ore in media). In quella riga il valore non si scrive a mano. Una misurazione nuova riprende la base dell'ultima, perché un dato come il numero dei dipendenti cambia di rado: se è cambiato, si corregge. La base deve essere più di zero e il conteggio non può essere negativo. Chi non ha i dati di base scrive direttamente il valore, come prima. Se si cambia l'unità dell'indicatore (da «%» ad altro, o viceversa), i valori calcolati si rifanno.

Le misurazioni si scrivono nella finestra dell'indicatore: «Aggiungi una misurazione» apre una riga nella tabella con la data di oggi; si scrivono il periodo («3° trim. 2026»), il valore, chi l'ha rilevato e un commento, e si conferma con Salva insieme al resto della scheda. Se per un periodo l'obiettivo o il riferimento erano diversi (un obiettivo alzato dal riesame, il dato statistico dell'anno), si scrivono nella riga: valgono per quel periodo, e nel grafico la linea fa un gradino. Vuoti, valgono quelli dell'indicatore. Molte misurazioni insieme — una serie tenuta finora in un foglio di calcolo — si caricano dal registro «Misurazioni» con il menu CSV, scrivendo l'indicatore col suo nome o col suo codice.

L'esito si calcola sull'ultima misurazione che ha un valore:

Accanto all'esito il programma dice se il valore è migliore o peggiore del riferimento statistico e se è in miglioramento o in peggioramento rispetto alla misurazione precedente. Il grafico mette in fila le misurazioni (sono periodi, a distanza uguale) con le linee dell'obiettivo, del riferimento e della soglia, ciascuna col suo tratto e la sua etichetta; passando sopra un punto se ne legge il valore. La tabella sotto il grafico è la stessa serie in numeri.

Dove si vedono: nella griglia del registro (ultimo valore, un piccolo grafico dell'andamento, l'esito), nella scheda dei controlli e dei trattamenti collegati, nel Riepilogo (quanti indicatori in obiettivo, da migliorare, fuori soglia, e quali), e nella stampa del registro, che dopo l'elenco riporta per ogni indicatore esito, grafico e tabella.

Eliminando un indicatore si eliminano anche le sue misurazioni; il programma lo chiede prima.

I registri in CSV: esportare e importare

Tutti i registri hanno il menu CSV, come asset, minacce e controlli: un registro si compila più in fretta in un foglio di calcolo, e spesso esiste già — un elenco dei computer, l'elenco dei documenti, il registro della formazione tenuto finora in un foglio. Le regole sono le stesse per tutti; qui sono dette con l'esempio dell'inventario, e la tabella in fondo dice che cosa cambia da un registro all'altro.

• Esporta le righe del registro (CSV) scarica tutte le righe del registro aperto, una colonna per campo.
• Importa righe da un file CSV… aggiunge le righe nuove, aggiorna quelle che ritrova e non elimina niente: una riga che nel file non c'è resta com'è, con i suoi allegati.
• Un file esportato da questo registro ritrova le sue righe dalla colonna «Rif (non modificare)», anche se sono state cambiate.
• Una riga senza «Rif», o di un altro registro, è una riga nuova, a meno che nell'inventario ce ne sia già una uguale: stesso codice, stessa descrizione e stesso numero di serie. In quel caso si sceglie se lasciarla com'è (la scelta proposta) o aggiornarla. Le righe uguali fra loro si contano: otto portatili identici, senza codice né numero di serie, restano otto; e ricaricare due volte lo stesso file non li raddoppia.
• Per un file preparato a mano basta la colonna «Descrizione»; le altre sono facoltative, in qualunque ordine, con i titoli dei campi della scheda (Tipo, Codice / etichetta, Marca / produttore, Modello / versione, Quantità, Assegnato a, Ubicazione, Stato…). Una colonna con un titolo che il programma non conosce viene ignorata, e l'esito lo dice.
• Tipo e stato devono usare le voci del registro; le date si scrivono come 31/12/2026; «Dati cifrati» come «Sì» o «No». Se una riga non va, non si importa niente e la finestra dice che cosa correggere.
• L'asset del registro dei rischi di cui il bene fa parte si scrive con il suo nome: se nel registro non c'è, l'importazione prosegue, il collegamento non si fa e l'esito lo elenca. Gli allegati non viaggiano nel file.

Negli altri registri cambia solo che cosa vuol dire «una riga uguale», per i file che non portano il «Rif» o vengono da un altro registro, e quale colonna è indispensabile:

Gli stessi campi sono ricordati nella finestra di importazione di ogni registro. I collegamenti viaggiano per nome anche qui: l'asset e la minaccia di un incidente, il rischio trattato da un obiettivo.

La checklist di audit

Nel gruppo Audit della sezione Sistema, la pagina Checklist di audit conduce un audit domanda per domanda. Si sceglie l'audit (fra quelli del registro degli audit) e la pagina propone le domande della checklist dell'audit, che si sceglie nella scheda dell'audit al campo Checklist da usare: la checklist di audit ISO/IEC 42001, descritta qui, oppure una checklist personalizzata. Un riquadro in testa alla pagina («Quale checklist, e come se ne fa una nuova») lo riassume.

La checklist di audit ISO/IEC 42001 ha 87 domande, divise per capitolo: contesto, leadership, pianificazione (con la valutazione dell'impatto dei sistemi di IA, 6.1.4), supporto, attività operative, valutazione delle prestazioni, miglioramento, e una domanda per ciascuno dei 38 controlli dell'Appendice A. Ogni domanda porta il punto o il controllo della norma che verifica (per esempio 6.1.3, A.6.2.4) e, in grassetto, l'informazione documentata da cercare. Accanto alle domande sui controlli c'è lo stato del controllo nella SoA del registro. Chi integra la 27001 verifica i suoi controlli con una checklist personalizzata.

I filtri scelgono il capitolo e l'esito (anche «da compilare») e cercano nel testo. Per ogni domanda si sceglie l'esito — OK conforme, NC non conformità, RACC raccomandazione od osservazione, n.a. non applicabile, n.v. non verificato — e si scrivono evidenze e note. Le risposte si salvano come gli altri campi (in sospeso fino a Salva), viaggiano con l'esportazione in XML ed entrano nelle revisioni. In testa, quante domande e quanti esiti di ogni tipo; nella finestra dell'audit, il conteggio delle risposte e dei rilievi, e i pulsanti per aprire la checklist e stampare i rilievi. Sotto una domanda con esito NC o RACC (salvato) compare Registra la non conformità (o l'osservazione): apre nel registro delle non conformità una riga già collegata all'audit e alla domanda, con requisito, evidenze e note; da quel momento sotto la domanda si legge la non conformità e il suo stato.

La stampa (pulsante della pagina, o menu delle stampe) mette tutte le domande con esito ed evidenze, oppure solo i rilievi (NC e RACC), con il riepilogo degli esiti per capitolo. Nelle domande i requisiti sono scritti con parole nostre, non riportati dal testo della norma, e vanno letti accanto alla norma stessa. La checklist ISO/IEC 42001 è comune a tutti i registri e non si modifica dal programma: per cambiarne le domande se ne fa una copia (qui sotto).

Le checklist personalizzate

Per un audit che non segue la checklist ISO/IEC 42001 — un audit a un fornitore di modelli o di servizi di IA, a un processo, il rilascio di un modello, una verifica mirata dopo un incidente — si scrive una checklist propria. Le domande stanno nel registro Checklist personalizzate (gruppo Audit), una riga per domanda: nome della checklist (le domande con lo stesso nome formano la checklist), numero d'ordine, capitolo o sezione, argomento, che cosa verificare, l'informazione documentata da vedere, note per chi fa l'audit, e — facoltativo — il punto o controllo ISO/IEC 42001 che la domanda verifica.

Le checklist personalizzate possono essere quante se ne vogliono: ogni nome diverso è una checklist. In testa al registro, la barra Checklist le elenca con il numero delle loro domande; «Tutte» le mostra insieme, un clic su un nome mostra solo le sue domande, nel loro ordine.

• Una checklist nuova: Nuova checklist… chiede il nome e apre subito la prima domanda, già intestata. Le domande successive si aggiungono con «Nuovo: domanda» mentre la checklist è scelta nella barra: nascono in quella checklist, con il numero d'ordine che segue (di dieci in dieci). Si può anche scrivere la checklist in Excel e caricarla col CSV del registro: conviene esportare prima il CSV, anche vuoto, per avere le colonne giuste; un file può contenere più checklist.
• Rinomina… (con una checklist scelta) cambia il nome in tutte le sue domande e negli audit che la usano; le risposte restano. Duplica… ne fa una copia con un altro nome, per partire da una checklist esistente e farne una variante: le domande sono nuove, senza le risposte degli audit. Un nome già usato da un'altra checklist si rifiuta.
• Il nome nella finestra della domanda propone le checklist che ci sono, ma se ne può scrivere uno nuovo (la domanda passa a un'altra checklist, o ne inizia una). Un nome che differisce da uno esistente solo per maiuscole o spazi viene riportato a quello: «audit ai fornitori» finisce in «Audit ai fornitori», senza creare una seconda checklist quasi uguale.
• Modificare la checklist ISO/IEC 42001: nella pagina Checklist di audit, con un audit che usa la checklist ISO/IEC 42001, Copia per modificarla… chiede un nome e copia le 87 domande in una checklist personalizzata, con capitolo, riferimento e informazione documentata. Da lì si correggono, si tolgono quelle che non servono, se ne aggiungono altre. Il numero d'ordine va di dieci in dieci, così una domanda nuova si mette in mezzo.
• Usarla: nella scheda dell'audit, «Checklist da usare», si sceglie il nome. La pagina Checklist di audit mostra allora le sue domande, per sezione, con esito, evidenze e note come per la checklist ISO/IEC 42001; «Modifica le domande» porta al registro.

Le risposte, la stampa (tutte le domande o i soli rilievi), il pulsante Registra la non conformità sotto una domanda con esito NC o RACC funzionano come per la checklist ISO/IEC 42001; la non conformità nomina la domanda nel campo «Domanda della checklist personalizzata». Domande, risposte e collegamenti viaggiano con l'esportazione in XML. Eliminando una domanda le risposte già date restano nel registro, ma non si vedono più.

La copertura del programma di audit

Il programma di audit (9.2.2) deve verificare, nel tempo, tutto il sistema: in pratica ogni requisito e ogni controllo applicabile almeno una volta nel ciclo di certificazione, che dura tre anni. La pagina Copertura degli audit della sezione Sistema lo ricava dalle checklist: per ogni punto della ISO/IEC 42001 (dal 4.1 al 10.2, compresi 6.1.4 e 8.4) e per ognuno dei 38 controlli dell'Appendice A, l'ultimo audit che vi ha dato un esito (OK, NC, RACC o n.a.; «n.v.» vuol dire non verificato), la data, i rilievi di quell'audit, e la copertura: verificato negli ultimi 36 mesi, da riverificare se l'ultima volta è più vecchia, mai verificato. Conta la data di svolgimento dell'audit (o quella pianificata, se manca); gli audit annullati non contano. Serve per pianificare gli audit successivi: si guardano i punti in rosso.

Contano anche le domande delle checklist personalizzate che indicano il punto o il controllo: «9.2» o «A.6.2.4» (anche «a 6.2.4»). Un sottopunto vale per il suo punto («9.2.1» conta per il 9.2); un numero senza «A.» è un punto della norma, non un controllo («5.2» è la politica, il controllo è «A.5.2»). Le domande senza riferimento non contano nella copertura.

In fondo la pagina ricorda gli audit svolti senza il campo Obiettività e imparzialità di chi fa l'audit, che la norma chiede di garantire (nessuno verifica il proprio lavoro). Si stampa dalla pagina o dal menu delle stampe.

Il fascicolo per il riesame

Il riesame della direzione (9.3) deve considerare una serie di elementi in ingresso, che nel programma stanno già tutti nei registri. Nella finestra di un riesame il riquadro Elementi in ingresso dai registri li raccoglie per il periodo dal riesame precedente a questo (o dai dodici mesi prima, se è il primo):

• le decisioni e le azioni del riesame precedente;
• dall'analisi del contesto, i fattori interni ed esterni rivalutati nel periodo (o un promemoria, se nessuno lo è stato) e il documento dell'analisi con la sua prossima revisione; poi i cambiamenti registrati e i rischi aperti per il sistema;
• le parti interessate rivalutate nel periodo, con le loro esigenze e se diventano requisiti (o il promemoria); i requisiti legali e contrattuali, con quelli non o parzialmente rispettati, e le comunicazioni esterne;
• le non conformità del periodo, quelle ancora aperte (in maiuscolo le scadute) e le azioni verificate efficaci;
• gli indicatori per esito, con quelli fuori soglia e da migliorare, e le esecuzioni degli adempimenti con rilievi;
• gli audit svolti, con gli esiti delle checklist, e la copertura del programma;
• gli obiettivi aperti o in scadenza, con l'avanzamento, e il budget dell'anno: quanto previsto, quanto speso e le voci non ancora approvate;
• segnalazioni, reclami e incidenti del periodo;
• la sintesi del rischio e del piano di trattamento, i fornitori da rivalutare o con riserva, la continuità operativa;
• le opportunità di miglioramento, le raccomandazioni degli audit.

Proponi i testi nei campi vuoti li scrive nei campi del riesame che sono ancora vuoti, come modifiche da confermare: si leggono, si correggono e si salva. I campi già scritti non si toccano. Stampa il fascicolo li mette in un documento da portare alla riunione; dal menu delle stampe si ha il fascicolo «a oggi», dall'ultimo riesame. È una raccolta di dati: le decisioni (9.3.3) le scrive la direzione.

Allegare file

A ogni riga di un registro si possono allegare file: la politica firmata, il rapporto dell'audit, il verbale del riesame, il foglio firme di un corso, la prova di un incidente. Nella scheda della riga, in fondo, il riquadro Allegati elenca i file con dimensione e data; Allega file ne aggiunge uno o più, il nome scarica il file, la × lo toglie. In griglia una graffetta accanto al nome dice quanti allegati ha la riga, e la stampa del registro ne riporta i nomi.

• Si allegano subito, senza passare da Salva; anche toglierne uno ha effetto immediato (dopo la conferma).
• Sono ammessi PDF (anche firmati .p7m), immagini, documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni, messaggi di posta, archivi compressi, .xml e .json; al massimo 15 MB per file, 30 file per riga, 300 MB per registro. Un file con lo stesso nome di uno già allegato non lo sostituisce: prende un numero in coda.
• Gli allegati sono del registro e li vede solo chi lo possiede. Eliminando una riga si cancellano anche i suoi allegati (la conferma lo dice); archiviando il registro gli allegati vengono archiviati con lui.
• L'esportazione in XML porta le righe, non i file: reimportando il file nello stesso registro gli allegati restano sulle loro righe; importandolo in un altro registro le righe arrivano senza allegati.
• Allegati rimasti senza riga. Se un'importazione sostituisce i registri e una riga con allegati non c'è più, i suoi file non vengono cancellati subito: vengono messi da parte per 30 giorni (il messaggio dell'importazione lo dice). Se nel frattempo la riga torna — per esempio reimportando il proprio registro esportato prima — gli allegati tornano al loro posto da soli; passati i 30 giorni vengono cancellati. Chi ha importato il file sbagliato ha quindi un mese per rimediare. I file messi da parte non contano nei 300 MB del registro.
• Le revisioni consolidate conservano le righe com'erano, non i file: se un documento cambia, conviene allegare la nuova versione senza togliere la precedente.

Conformità e miglioramento

La sezione Conformità raccoglie i registri che completano i punti della norma rimasti fuori dalla valutazione del rischio. Funzionano come quelli della sezione Sistema: griglia, finestra, Salva, filtri, stampa, CSV, allegati, revisioni ed esportazione. I pulsanti seguono l'ordine in cui di solito si lavora: per primo il gruppo Analisi del contesto (la pagina dell'analisi, i fattori del contesto e le parti interessate, su una seconda riga quando il gruppo è aperto), poi le valutazioni d'impatto dei sistemi di IA, requisiti legali, rischi e opportunità, continuità operativa, piano di comunicazione, contatti con autorità e gruppi, fornitori, cambiamenti, e per ultime le non conformità.

Le non conformità si aprono da dove nascono. Oltre che con «Nuovo» (numero proposto «NC-anno-progressivo», stato «Aperta», data di oggi), una non conformità si apre già collegata:

• dalla checklist di audit, sotto una domanda con esito NC o RACC;
• dalla finestra di un audit o di un incidente, con Apri una non conformità (per un incidente prende descrizione, cause, azioni immediate e correttive, rischio e responsabile);
• dalla finestra di un'esecuzione di un adempimento con esito «con rilievi» o «non eseguito»;
• dalla finestra di una segnalazione o di un reclamo, quando l'esame dice che c'è davvero qualcosa da correggere.

Il collegamento si vede in testa alla finestra della non conformità («Nasce dall'audit…, domanda 239 della checklist») e nella finestra di partenza, con lo stato. Se l'audit, l'incidente o l'esecuzione si eliminano, la non conformità resta, senza collegamento. Le non conformità aperte, con quelle che hanno la scadenza passata, sono anche nel Riepilogo e nel fascicolo per il riesame.

Collegamenti. Un fornitore e un cambiamento si collegano a un asset, un cambiamento e una non conformità al rischio che toccano, un processo della continuità all'asset principale e al fornitore da cui dipende. I controlli che un fornitore o un requisito riguardano si scrivono per codice, come negli indicatori, e sotto se ne leggono i titoli. La valutazione periodica di un fornitore, la verifica di un requisito, la prova di un piano di continuità si possono seguire come adempimenti, con gli avvisi.

L'analisi del contesto (facoltativa)

I punti 4.1 e 4.2 chiedono di conoscere i fattori interni ed esterni che contano per il sistema di gestione per l'IA — compreso il ruolo che l'organizzazione ha per ciascun sistema di IA e, con le modifiche del 2024 ai sistemi di gestione ISO, se il cambiamento climatico è rilevante — e le parti interessate con le loro esigenze. Il programma lascia due strade:

• c'è già un'analisi, fatta per un altro sistema di gestione (qualità, ambiente) o da un consulente: la si registra nella Documentazione di sistema come ogni documento, con «4.1, 4.2» nel campo «Clausola o controllo di riferimento», e la si allega se si vuole. La mappa della norma la trova da lì;
• la si fa qui: il gruppo Analisi del contesto, il primo della sezione Conformità, che si apre sulla pagina dell'analisi («Testi e documento»), con accanto i registri dei fattori e delle parti interessate (ci si arriva anche dal rimando nella sezione Organizzazione).

Nella pagina:

1. i fattori del contesto, uno per riga: interno o esterno, categoria (politica, economica, sociale, tecnologica, legale, ambientale, cambiamento climatico, organizzativa…), se per il sistema è un rischio, un'opportunità o neutro, la rilevanza, che effetto può avere e come se ne tiene conto, collegandolo se serve al rischio o all'opportunità del sistema che ne deriva o a una minaccia del registro dei rischi;
2. le parti interessate: interna o esterna, categoria, esigenze e aspettative, se diventano requisiti (con il requisito legale o contrattuale collegato), come se ne tiene conto, chi tiene il rapporto;
3. tre testi: il metodo (come si è fatta l'analisi, chi ha partecipato, ogni quanto si riesamina), il cambiamento climatico (è rilevante? perché) e le conclusioni. Si confermano con Salva;
4. Genera il documento: lo registra nella Documentazione di sistema — codice CTX-01, tipo «Analisi o valutazione», riferimento «4.1, 4.2», versione 1, stato «Bozza» — e ne apre la finestra, dove si completa (responsabile, approvazione, prossima revisione) come ogni documento. Le volte successive il pulsante diventa Aggiorna il documento: la stessa riga passa alla versione successiva e torna in bozza, da approvare di nuovo.

Sotto, l'anteprima del documento: scopo e campo di applicazione, metodo, fattori esterni e interni, una sintesi in quattro riquadri (punti di forza, debolezze, opportunità, minacce), il cambiamento climatico, le parti interessate, le conclusioni. Si compone dai registri al momento, come le altre stampe: Stampa lo apre pronto per la stampa o per il PDF. Le versioni passate del contenuto restano nelle revisioni consolidate.

La verifica del 4.1 sul cambiamento climatico è soddisfatta dalla conclusione scritta qui o da un fattore di quella categoria: anche chi usa un'analisi fatta altrove può scrivere qui soltanto la conclusione.

Analisi del contesto: lo scenario di lavoro

L'analisi del contesto non è un documento da scrivere per l'auditor: è il punto da cui il sistema prende la sua forma. Dice che cosa c'è attorno all'organizzazione e che cosa le chiedono, e da lì discendono il campo di applicazione, una parte delle minacce, i requisiti da rispettare, i rischi e le opportunità per il sistema stesso. Il programma l'ha pensata così:

• Chi: la direzione, con chi coordina il sistema di gestione per l'IA e chi conosce i sistemi di IA (sviluppo, dati, fornitori). Chi conosce il mercato, i clienti e le persone su cui i sistemi agiscono è indispensabile quanto chi conosce la tecnica.
• Quando: all'inizio del percorso, prima o mentre si valutano i rischi (Fase 2 di Da dove cominciare), perché ne vengono minacce e requisiti; poi a ogni riesame della direzione, e ogni volta che cambia qualcosa di importante (un nuovo sistema di IA, un nuovo uso, un cliente che chiede garanzie, un fornitore di modelli, una legge).
• Quanto: per una piccola organizzazione basta una riunione di mezza giornata; per una media, due incontri. Non serve un elenco lungo: servono i fattori che cambiano qualcosa nelle decisioni. Cinque fattori e cinque parti interessate ben scelti valgono più di cinquanta generici.
• Con che cosa: i contratti e le gare dell'ultimo anno, le richieste dei clienti, le leggi e i regolamenti che si applicano, gli incidenti registrati, l'organigramma, la mappa dei fornitori. Il metodo può essere una griglia PESTLE (politica, economia, società, tecnologia, legge, ambiente) per i fattori esterni e una SWOT per il quadro d'insieme: il documento la compone da sé, dai fattori registrati.
• Dove si scrive: un fattore o una parte interessata per riga, nei due registri; tre testi brevi nella pagina; il documento si genera con un clic. Ogni riga che produce una conseguenza si collega al registro dove la conseguenza si gestisce: è il collegamento a dimostrare, in audit, che l'analisi non è rimasta sulla carta.

Analisi del contesto: un esempio completo

Il primo registro di esempio, lo studio tecnico associato (otto persone, una sede, progettazione e direzione lavori, un assistente di IA generativa in abbonamento e un'app di trascrizione dei sopralluoghi), ha l'analisi già fatta: si apre dalla pagina iniziale e si segue passo per passo nella sezione Conformità › Analisi del contesto.

1. I fattori del contesto. Cinque, ciascuno con la sua conseguenza:

La regola che l'esempio segue: un fattore che minaccia i risultati dei sistemi di IA o le informazioni si collega a una minaccia del registro dei rischi; un fattore che minaccia o favorisce il sistema di gestione (le persone che lo fanno funzionare, il mercato, l'organizzazione) va nei rischi e opportunità del sistema; un fattore neutro o un punto di forza senza azioni resta nell'analisi e basta.

2. Le parti interessate. Cinque: committenti pubblici, committenti privati, imprese e presenti ai sopralluoghi, personale e collaboratori, fornitore dell'assistente di IA. Per le prime tre le esigenze diventano requisiti («Le sue esigenze diventano requisiti» = Sì) e si collegano ai Requisiti legali e contrattuali: «Dichiarazione dell'uso dell'IA negli elaborati per un committente pubblico», «Alfabetizzazione in materia di IA del personale», l'informazione dei presenti prima di registrare. Per il personale e il fornitore no: si dice come se ne tiene conto (formazione, contratto in revisione) e come si comunica con loro.

3. I tre testi.

• Metodo: «Analisi PESTLE e SWOT in una riunione dei soci con il responsabile del sistema per l'IA, sulla base degli strumenti in uso, delle richieste dei committenti e degli incidenti registrati. Si riesamina a ogni riesame della direzione.»
• Cambiamento climatico: «Rilevante in misura bassa: lo studio usa servizi di IA in modo modesto e ha una sola sede non in zona a rischio; i consumi energetici dei servizi si considerano nella scelta dei fornitori.» Una risposta motivata, anche «non rilevante, perché…», è quello che serve.
• Conclusioni: che cosa ne viene per il sistema — il campo di applicazione (uso dell'assistente di IA e della trascrizione automatica nella progettazione e nella direzione lavori; lo studio usa sistemi di terzi e non ne sviluppa), un rischio e un'opportunità per il sistema, i requisiti sull'alfabetizzazione del personale e sull'informazione dei presenti alle registrazioni.

4. Il documento. «Genera il documento» ha registrato la riga CTX-01 «Analisi del contesto e delle parti interessate» nella Documentazione di sistema, riferimento «4.1, 4.2»; i soci l'hanno approvata e messa in vigore.

Analisi del contesto: dove ha effetto

Nessuno di questi collegamenti cambia da solo un numero del registro dei rischi: il calcolo resta quello di sempre. Il collegamento serve a ritrovare, da una parte e dall'altra, il perché di una decisione.

Analisi del contesto: i passi dopo la compilazione

1. Genera il documento e aprine la finestra: responsabile, approvato da, data, prossima revisione (di solito un anno); lo stato passa da «Bozza» a «In vigore» quando la direzione l'ha approvato. Se si vuole, si allega la versione firmata.
2. Riporta le conseguenze nei registri, riga per riga, come nella tabella qui sopra: le minacce nuove nel registro dei rischi (con asset, verosimiglianza, controlli), i rischi e le opportunità del sistema con le loro azioni, i requisiti, le voci del piano di comunicazione, i fornitori. Poi collega il fattore o la parte interessata alla riga creata.
3. Rileggi il campo di applicazione nella sezione Organizzazione alla luce delle conclusioni (attività, sedi, confini, interfacce con fornitori e clienti), e controlla che le esclusioni della SoA siano coerenti.
4. Valuta i rischi e decidi i trattamenti delle minacce che ne sono nate: è la parte che l'auditor seguirà di più.
5. Fallo conoscere: dalla finestra del documento, le prese visione dei responsabili interessati.
6. Controlla la mappa della norma (Riepilogo › Mappa della norma): i punti 4.1 e 4.2 devono risultare completi, e i collegamenti portano dritti alle righe da mostrare.
7. Tienila viva:
   • un adempimento annuale «Riesame dell'analisi del contesto» (sezione Adempimenti), assegnato a chi coordina il sistema per l'IA, con gli avvisi prima della scadenza;
   • ogni cambiamento importante nel registro dei Cambiamenti, che il fascicolo del riesame raccoglie da sé;
   • nel riesame della direzione, i campi «Cambiamenti nei fattori interni ed esterni» e «Cambiamenti nelle esigenze delle parti interessate»: il fascicolo ci propone i fattori e le parti rivalutati dall'ultimo riesame (con la data del campo «Valutato il»), il documento dell'analisi con la sua prossima revisione e, se nel periodo non è stato rivalutato niente, un promemoria che dice di riprendere l'analisi. Per questo, ogni volta che si riguarda un fattore o una parte interessata, conviene aggiornarne la data di valutazione, anche se il resto non cambia;
   • un fattore o una parte che non vale più si mette a «Superato» / «Superata»: resta nello storico ma esce dal documento;
   • a lavoro fatto, Aggiorna il documento: la stessa riga sale di versione e torna in bozza, da approvare di nuovo; la versione di prima resta nelle revisioni consolidate del registro.

Le valutazioni d'impatto dei sistemi di IA

La ISO/IEC 42001 chiede, accanto alla valutazione del rischio, di valutare le conseguenze che un sistema di IA può avere su persone, gruppi di persone e società (6.1.4), di ripeterla a intervalli e quando qualcosa cambia (8.4) e di documentarla (controlli A.5). Il rischio guarda ai danni per l'organizzazione; l'impatto guarda fuori, a chi usa il sistema o ne subisce le decisioni. Il registro Valutazioni d'impatto dei sistemi di IA, nella sezione Conformità, ha una riga per sistema (e versione):

• sistema, versione, stato (in corso, approvata, da rivedere, superata) e ruolo dell'organizzazione: lo sviluppa e lo fornisce, lo usa (sistema di terzi), lo sviluppa e lo usa, lo importa o distribuisce. Il fornitore del modello o del servizio si sceglie dal registro dei fornitori;
• la classe secondo il Regolamento UE sull'IA: rischio minimo, obblighi di trasparenza, alto rischio, pratica vietata, da stabilire. Il programma non la decide: è una valutazione da fare con chi conosce la legge;
• scopo e uso previsto, usi impropri prevedibili, il contesto d'uso e il grado di automazione (chi decide: il sistema o una persona);
• persone e gruppi interessati, anche indirettamente, con attenzione ai gruppi vulnerabili; gli impatti sulle persone (diritti fondamentali, equità, sicurezza, riservatezza), gli impatti sulla società e sull'ambiente, i benefici;
• le misure per ridurre gli impatti, la supervisione umana e la possibilità di contestare un risultato, l'impatto residuo (trascurabile, limitato, significativo, grave);
• i collegamenti al registro dei rischi (l'asset del sistema e la minaccia collegata) e ai controlli che attuano le misure, per codice; chi ha partecipato, chi è responsabile, chi l'ha approvata, quando, e la prossima revisione, che passata va in rosso.

Non entra nel calcolo del rischio: il modello di calcolo resta quello di sempre. Ma lo alimenta: un impatto significativo sulle persone di solito è una minaccia da valutare (per esempio «Effetti discriminatori o lesivi del sistema su persone o gruppi») con l'integrità dell'asset del sistema alta. Per questo la mappa della norma al punto 6.1.4 controlla che ogni valutazione sia compilata, approvata e collegata al registro dei rischi, e al punto 8.4 che abbia la prossima revisione e sia stata fatta negli ultimi dodici mesi. Il fascicolo per il riesame le conta e riporta quelle con impatto residuo significativo o grave.

Impostazioni: estensione 27001 e campi codificati

In testa alla sezione, la scheda Catalogo dei controlli accende l'estensione ISO/IEC 27001, per chi integra il sistema per l'IA con quello per la sicurezza delle informazioni. Spenta, i controlli e la Dichiarazione di Applicabilità mostrano solo l'Appendice A della ISO/IEC 42001; accesa, i 93 controlli dell'Appendice A della ISO/IEC 27001 compaiono come temi in più («27001 · 5 Organizzativi» …), con la loro checklist di verifica e la guida ISO/IEC 27002. La scelta vale per questo registro, si conferma con Salva e viaggia con l'esportazione. Spegnerla non cancella niente: i controlli già valutati o collegati restano visibili. Nei registri di esempio è accesa solo nel terzo, la software house con il sistema integrato.

Un campo codificato è un campo che si riempie scegliendo da un elenco: la classificazione di un asset, il tipo di un documento, lo stato di un audit. Codificato vuol dire confrontabile: «Riservato» scritto in tre modi diversi sono tre valori diversi per un filtro, per una stampa, per chi legge. Dove è possibile, quindi, i campi non sono a testo libero.

La sezione Impostazioni (l'ingranaggio in fondo alla barra delle sezioni) elenca tutti gli elenchi, raggruppati: Asset, Minacce, Controlli e trattamento, e uno per ogni menu dei registri di sistema. Aprendo un elenco si vedono le voci, una per riga: si aggiungono, si tolgono, si mettono nell'ordine in cui devono comparire nei menu. Le modifiche si confermano con Salva, come ogni altro campo.

• Gli elenchi sono del registro, non del programma: ogni organizzazione ha i suoi livelli di classificazione, le sue unità, i suoi tipi di documento. Il programma propone delle voci predefinite; «Voci predefinite» le rimette nel campo.
• Gli elenchi regolati viaggiano con l'esportazione ed entrano nelle revisioni consolidate. Importando un file che non li porta (per esempio dal foglio di calcolo) restano quelli del registro; aprire un registro di esempio li riporta ai predefiniti.
• Togliere una voce non cambia i dati già scritti: le schede che la portano la tengono, segnata «non in elenco» nel menu, e l'elenco dice quante sono («fuori elenco»). Si rimette la voce, o si correggono le schede.
• Alcune voci non si possono togliere perché il programma le usa: un trattamento «Completato» non è più un'azione aperta né scaduta; negli altri registri, le voci di chiusura (per esempio «Chiuso», «Superato», «Annullato») fanno sì che una data passata non venga più segnalata. Se ne possono aggiungere altre accanto.
• «Aggiungi le voci già usate nelle schede» porta nell'elenco i valori già scritti: è il modo più rapido per compilare un elenco in un registro già avviato. Serve soprattutto per un registro importato dal foglio di calcolo, che nella categoria delle minacce porta i gruppi invece delle origini: le minacce importate restano com'erano, segnate «non in elenco» finché le voci non si aggiungono all'elenco o le schede non si correggono.

Gli elenchi sono di tre tipi, e il tipo decide come si presenta il campo nella scheda:

Gli elenchi che si regolano

Riepilogo

Il cruscotto del registro: asset, minacce, controlli valutati, rischi alti, rischi medi o alti senza decisione, azioni aperte; la distribuzione del rischio attuale; la matrice verosimiglianza × conseguenze (il colore è la fascia del rischio inerente, il numero quante minacce stanno nella casella); le dieci minacce a rischio più alto con il residuo atteso; lo stato della Dichiarazione di Applicabilità; i registri del sistema di gestione e, se ce ne sono, gli indicatori: quanti in obiettivo, da migliorare e fuori soglia, con l'elenco di quelli che non sono in obiettivo; e gli adempimenti scaduti o in scadenza, con la data e il ruolo; le non conformità aperte (in rosso quelle con la scadenza passata), i fornitori da rivalutare e i requisiti non rispettati.

La mappa della norma ISO/IEC 42001

La seconda pagina del Riepilogo, Mappa della norma ISO/IEC 42001, segue la norma punto per punto — dal 4.1 al 10.2, con la valutazione dell'impatto dei sistemi di IA (6.1.4 e 8.4), più i nove temi dell'Appendice A (A.2 … A.10): 36 punti — e serve sia a chi compila il registro, per sapere che cosa manca, sia a chi deve rispondere all'auditor, per arrivare in un clic alle registrazioni che dimostrano ogni punto. Per ogni punto:

• che cosa si chiede, in poche righe e con parole nostre (il testo della norma va letto nella norma);
• dove si compila nel portale: la sezione, il registro, la pagina, la stampa;
• le verifiche sui dati del registro, ciascuna con il segno verde o rosso: per esempio, per la politica per l'IA (5.2) che ce ne sia una in vigore, che sia approvata e che tutto il personale ne abbia preso visione — e, se manca qualcuno, chi; per la valutazione dell'impatto (6.1.4) che ce ne sia una per sistema, completa, approvata e collegata al registro dei rischi. Accanto a ogni verifica i collegamenti: un clic apre il registro, la riga (nella sua finestra), la pagina o i controlli del tema che la provano;
• lo stato del punto: completo se tutte le verifiche sono soddisfatte, parziale se solo alcune, da fare se nessuna;
• chi ne risponde (un ruolo, proposto mentre si scrive, o una persona) e una nota — dove stanno le evidenze che non sono nel portale, che cosa resta da fare. Si salvano con Salva, viaggiano con l'esportazione ed entrano nelle revisioni.

I filtri mostrano solo i punti da fare, parziali, completi, o da fare e parziali insieme, e un capitolo alla volta. Stampa produce la mappa con le verifiche e i nomi delle righe che le provano, da portare all'audit o da usare per prepararlo.

Le verifiche dicono se i dati che documentano un punto ci sono, non se sono adeguati: un punto «completo» ha le sue registrazioni, ma è l'audit a giudicarle. L'analisi del contesto (4.1) e delle parti interessate (4.2) la mappa la trova nella Documentazione di sistema, dal campo «Clausola o controllo di riferimento»: un documento fatto altrove e registrato lì, o quello generato dall'analisi del contesto.

Le risorse hanno verifiche proprie: al 7.1 il budget dell'anno approvato in un riesame e il tempo dedicato da chi ha un ruolo; al tema A.4 i dataset, gli strumenti di IA e le risorse di calcolo documentati, salvo i controlli esclusi nella SoA (Le risorse per i sistemi di IA).

Documenti da stampare

Dal menu con la stampante (o dai pulsanti del Riepilogo) si aprono, in una nuova scheda, diciotto documenti pronti per la stampa o per il salvataggio in PDF dal browser (pulsante «Stampa / salva in PDF»):

• Registro dei rischi: metodo e criteri, asset con i valori R/I/D, minacce con il calcolo, in ordine di rischio;
• Elenco degli asset: l'inventario delle informazioni e degli asset, raggruppato per categoria, con stato, unità organizzativa, referente, classificazione, archivi, valori R/I/D, MTPD, a quante minacce è collegato ciascuno e il rischio attuale più alto fra quelle; in testa i conteggi per categoria, per stato e per classificazione, e in fondo i dati personali trattati (ruolo, interessati, tipi di dati, base giuridica, fornitori, destinatari, trasferimenti, conservazione) per gli asset che ne hanno. Dalla sezione Asset, il pulsante Stampa lo produce con i filtri in uso (categoria, stato, testo cercato): il documento dice allora di essere un elenco parziale e quanti asset riporta sul totale;
• Elenco delle minacce: le minacce in ordine di rischio attuale, con ambito, categoria, parametri R/I/D, asset e controlli collegati, verosimiglianza, conseguenze, rischio puro, inerente, attuale e residuo atteso, e il trattamento deciso (opzione, stato, scadenza); in testa quante sono per fascia di rischio e per ambito. Dalla sezione Minacce il pulsante Stampa lo produce con la categoria e il testo scelti nei filtri (quando si guarda una matrice, lo stesso pulsante stampa le matrici);
• Elenco dei controlli: un elenco di lavoro, non la Dichiarazione di Applicabilità: per ogni controllo applicabilità, stato di attuazione, valutazione, attuazione secondo la checklist, minacce collegate, responsabile, ultima verifica, come è attuato e carenze. Dalla sezione Controlli il pulsante Stampa lo produce con il tema, il testo e il filtro in uso: per esempio i soli controlli non valutati di un tema, o quelli con l'applicabilità ancora da decidere;
• Dichiarazione di Applicabilità (SoA): i controlli dell'Appendice A della ISO/IEC 42001 (e, se accesa, dell'estensione ISO/IEC 27001), inclusi o esclusi con la giustificazione, quante minacce trattano, stato e valutazione;
• Piano di trattamento del rischio: opzione, azioni, responsabili, scadenze (in rosso quelle passate di azioni non completate), residuo atteso, proprietario e accettazione, e gli obiettivi collegati a ogni rischio con stato e avanzamento. Di norma i rischi medi e alti e quelli già trattati; dalla sezione Trattamento il pulsante Stampa lo produce con le righe che la sezione mostra, quindi anche i rischi bassi se è spuntata «Mostra anche i rischi bassi senza trattamento»;
• Verifica dei controlli: le risposte alla checklist con evidenze e percentuale di attuazione;
• Matrici dei collegamenti: le tre matrici — minacce × asset, controlli × minacce, controlli × asset. Sulla carta le colonne portano una sigla (M1, M2… le minacce, A1, A2… gli asset) e la legenda è in testa al documento; in fondo a ogni matrice stanno conseguenze e rischio attuale di ogni minaccia, o quanti controlli proteggono ogni asset. Dei controlli sono elencati quelli collegati ad almeno una minaccia. I valori sono scritti nelle caselle: il documento si legge anche stampato in bianco e nero. Quando le colonne sono più di venti la matrice è divisa in blocchi di venti colonne, uno sotto l'altro con le stesse righe («Colonne da M1 a M20», «da M21 a…»), perché stia nella larghezza del foglio; il totale di riga conta tutte le colonne e sta nell'ultimo blocco.
• Rapporto sugli obiettivi: in testa quanti obiettivi per stato, quanti aperti hanno la scadenza passata e l'avanzamento medio; poi il quadro, prima gli aperti per scadenza e poi i chiusi (in grigio): stato, responsabile, scadenza (in rosso se passata), avanzamento con la barra, il rischio trattato con rischio attuale → residuo atteso, il suo trattamento e gli indicatori che ne misurano l'efficacia con il loro esito, e come si misura l'obiettivo (valore atteso e rilevato). Sotto, gli obiettivi uno per uno con tutti i campi compilati. Si apre anche dal pulsante Rapporto del registro «Obiettivi e attività»; il pulsante Stampa l'obiettivo nella finestra di un obiettivo stampa quello solo;
• Rapporto sugli indicatori: in testa il quadro degli indicatori in uso (non sospesi né dismessi), uno per riga, prima i fuori soglia e poi quelli da migliorare: ultimo valore con i dati di base, obiettivo, riferimento statistico, esito, andamento rispetto alla misurazione precedente, controlli, rischio e prossima misurazione (in rosso se passata); poi, per ciascuno, l'esito, il grafico e la tabella delle misurazioni. Si apre anche dal pulsante Rapporto del registro «Indicatori» (sezione Sistema); il pulsante Stampa l'indicatore nella finestra di un indicatore stampa quello solo, con la sua scheda;
• Organigramma: i ruoli con le persone che li ricoprono, in un albero dai ruoli di vertice;
• Mansionari: per ruolo o per persona, uno per pagina, in verticale, con compiti e responsabilità e quello che nel registro è assegnato a ciascuno (asset, controlli, trattamenti, adempimenti, righe dei registri);
• Matrice ruoli e competenze: chi ricopre quale ruolo, con il tempo dedicato e la formazione svolta, e per ogni ruolo le competenze richieste e possedute (Ruoli e persone);
• Scadenzario degli adempimenti: gli adempimenti dal più urgente, con ruolo, persone, ripetizione, prossima scadenza, arretrate, ultima esecuzione e avvisi, e le scadenze dei prossimi 90 giorni; dove ci sono chi verifica e chi approva, anche i loro ruoli e le esecuzioni da verificare e da approvare;
• Checklist di audit: le domande di un audit interno con esito ed evidenze, o solo i rilievi (NC e RACC): si stampa dalla pagina della checklist o dalla finestra dell'audit;
• Analisi del contesto e delle parti interessate: il documento composto dai fattori del contesto e dalle parti interessate, con la sintesi in quattro riquadri, il cambiamento climatico e le conclusioni (L'analisi del contesto);
• Mappa della norma ISO/IEC 42001: punto per punto che cosa si chiede, lo stato, le verifiche con le righe che le provano, chi ne risponde e le note (La mappa della norma);
• Copertura del programma di audit: punti e controlli della ISO/IEC 42001 con l'ultimo audit che li ha verificati (La copertura del programma di audit);
• Fascicolo per il riesame: gli elementi in ingresso del riesame raccolti dai registri, dalla finestra di un riesame o, a oggi, dal menu (Il fascicolo per il riesame).

Anche i registri della sezione Conformità si stampano, ciascuno dal suo pulsante Stampa, come quelli della sezione Sistema.

Ogni documento riporta l'intestazione dell'organizzazione, la data di stampa, l'ultima revisione consolidata e gli spazi per le firme.

Quando un documento occupa più pagine, su ogni pagina compaiono in alto il titolo del documento con il nome dell'organizzazione e il numero di pagina sul totale («Pagina 2 di 12»), e in testa a ogni tabella che continua viene ripetuta la riga con i titoli delle colonne. Titolo e numero di pagina sono scritti dal browser nel margine del foglio: li disegnano Chrome ed Edge aggiornati; con un altro browser le tabelle ripetono comunque i titoli delle colonne, e per i numeri di pagina si può attivare «Intestazioni e piè di pagina» nella finestra di stampa. Con Chrome ed Edge conviene invece lasciare quella voce spenta, altrimenti il browser aggiunge anche le sue.

Verticale o orizzontale. In alto, accanto a «Stampa / salva in PDF», due pulsanti scelgono l'orientamento del foglio prima di stampare o di produrre il PDF. Di norma i documenti sono orizzontali, perché le tabelle sono larghe; i mansionari e le stampe dei registri di ruoli, personale e prese visione sono verticali, perché si leggono come un testo. L'organigramma resta orizzontale. Si può sempre cambiare.

Importare ed esportare

Esporta scarica il registro in XML, nello stesso formato di CyberSic (e del foglio di calcolo «Registro dei rischi ISO/IEC 27005» da cui CyberSic è nato): lo si può archiviare o importare in un altro registro. Importa legge un file XML esportato da AlgoRis, da CyberSic o dal foglio e sostituisce il contenuto del registro (le revisioni consolidate restano). Un registro di CyberSic arriva con i suoi controlli ISO/IEC 27001, che si vedono perché sono in uso; per lavorarci accanto ai controlli 42001 conviene accendere l'estensione ISO/IEC 27001. Prima di importare conviene consolidare una revisione o esportare.

Tutto il registro viaggia nello stesso file: applicabilità e giustificazione, stato di attuazione, checklist, trattamenti, soglie, registri di sistema (valutazioni d'impatto comprese), elenchi dei campi codificati, estensione accesa.

Domande frequenti e avvertenze

AlgoRis basta per ottenere la certificazione ISO/IEC 42001?

No. È uno strumento per svolgere e documentare il sistema di gestione per l'IA — rischi, impatti, controlli, registri; la certificazione la rilascia un organismo accreditato dopo l'audit del sistema di gestione, che guarda come le cose sono fatte davvero, non solo come sono scritte.

AlgoRis dice se un sistema di IA è ad alto rischio per il Regolamento UE?

No. Nella valutazione d'impatto c'è il campo per scriverlo, ma la classificazione va fatta con chi conosce la legge e i suoi allegati. Il programma aiuta a tenere insieme gli obblighi che ne derivano (requisiti legali, documentazione, registrazioni).

Le domande delle checklist e la guida sono il testo della norma?

No: sono scritte con parole nostre e servono a lavorare. La norma va letta nell'originale.

Posso cambiare i valori proposti dal catalogo?

Sì: una minaccia aggiunta dal catalogo diventa del registro, e ogni campo si modifica. Il catalogo resta com'è.

Perché un controllo non valutato peggiora il rischio?

Perché finché non se ne conosce l'efficacia si assume l'ipotesi peggiore (fattore 4), come per una minaccia senza controlli.

I risultati vanno verificati

AlgoRis non sostituisce il giudizio di chi valuta i rischi e gli impatti dei sistemi di IA: prima di approvare o presentare un documento, controllarne i contenuti.

Appendice — I modelli delle finestre

Per chi cura il programma, non per chi lo usa. La disposizione dei campi in ogni scheda — dove sta un campo, quanto è largo, in che ordine, con quale etichetta, dentro quale riquadro — non è scritta nel programma: sta in un modello, un file di testo nella cartella apps\aris del sito, uno per scheda. Cambiando il modello cambia l'aspetto della scheda (e della stessa scheda aperta in finestra dalla griglia); le funzioni restano del programma.

Le regole, ripetute in testa a _asset.inc:

• Il modello è HTML con le righe e le colonne di Bootstrap (div.row, div.col-md-N: dodici colonne per riga).
• Per bilanciare le righe con molti campi piccoli c'è anche la griglia da 24, come in data-set.it: col-24-N prende N parti su 24. col-24-3, un ottavo di riga, è la misura giusta per una data o un numero, che la griglia da 12 non ha. Le due griglie si mischiano nella stessa riga purché la somma faccia la riga intera (col-md-N vale col-24-2N: per esempio col-md-6 + col-24-9 + col-24-3). Sotto i 768 pixel, come le col-md, ogni campo va a tutta larghezza.
• Un campo è un elemento con data-tag='NomeDelCampo': <input data-tag='Informazioni' />, <select data-tag='Categoria'></select>, <textarea rows="3" data-tag='Note'></textarea>. I nomi dei campi di ogni scheda sono elencati nel commento in testa al suo modello. L'etichetta è il <label> accanto: il testo è libero.
• Un blocco è una parte che non è un campo solo (l'elenco degli asset collegati, la checklist, gli allegati): si scrive <TAG>nome</TAG> nel punto in cui deve comparire.
• Valori, voci dei menu, spiegazione sotto il campo, «?» della guida, salvataggio con conferma: li mette il programma. Se un campo è un menu o un testo lo decide il programma (per i campi codificati, l'elenco delle Impostazioni), non il modello.
• Niente si perde: un campo che il modello dimentica viene aggiunto in fondo alla scheda sotto «Altri campi», un blocco dimenticato in fondo; un data-tag con un nome sbagliato resta un campo spento, su fondo rosa. Se il file manca, la scheda si compone da sola.
• Il file si salva in UTF-8; dopo una modifica basta ricaricare la pagina del registro.

Appendice — Revisioni del manuale